Институт музыкальных инициативМосква+7 (967) 051–87–65
logo
@imi_liveИнститут музыкальных инициатив
журналhttps://cdn-static.i-m-i.ru/imi-static/store/uploads/article/559/image/article-72f4de1d73b3e3be08bad09cc19bbe85.jpgЮля Рябова2022-05-20T19:15Основные шаги при подготовкеКак организовать свой фестиваль
Как организовать свой фестиваль
Основные шаги при подготовке
Фотографии: Евгения Небольсина для фестиваля «Утренник»

Как организовать свой фестиваль

Основные шаги при подготовке
Фотографии: Евгения Небольсина для фестиваля «Утренник»

Можно ли организовать фестиваль самостоятельно, не имея большого бюджета и поддержки именитых спонсоров? Редактор ИМИ и соорганизатор инди-фестиваля «Утренник» Юля Рябова разобрала ключевые аспекты подготовки DIY-фестиваля и важные моменты, о которых стоит помнить организаторам, чтобы избежать ошибок. «Утренник» состоялся 7 сентября 2019 года в Воронеже: на двух сценах выступили десять артистов, в числе которых RSAC, «АИГЕЛ», «Комсомольск», «Хадн дадн» и другие группы. Событие посетили более 700 зрителей. 


Прежде чем начать подготовку

Определитесь с концепцией и позиционированием фестиваля. Каким вы видите свой фестиваль — будет ли это опен-эйр или серия концертов на разных площадках, каким жанрам вы отдадите предпочтение в лайнапе, сколько сцен хотите задействовать, нужен ли вам фудкорт и бар, сколько зрителей вместит ваша площадка. 

Оцените предполагаемую аудиторию вашего фестиваля: проанализируйте, какая музыка популярна в этом регионе, насколько распространена культура посещения мероприятий, есть ли у вашего фестиваля конкуренты, а также насколько платежеспособны ваши потенциальные посетители и на какую минимальную посещаемость вы можете рассчитывать. Не сделав этого, нет смысла приступать к дальнейшим шагам: без хотя бы примерного просчета целевой аудитории вы рискуете уйти в минус, сделав большое событие для небольшого количества людей

Соберите команду фестиваля, договоритесь об условиях работы «на берегу» и обязательно зафиксируйте их юридически — даже если вы работаете с друзьями. Начните с небольшой команды единомышленников — по мере подготовки фестиваля вы сможете расширить свой штат, если это будет необходимо. Пропишите в договоре ответственность каждой стороны, условия сотрудничества и сроки выполнения поставленных задач. Фестиваль — это масштабное мероприятие, буквально расписанное по минутам: чем меньше у вас и вашей команды будет неопределенности, тем выше вероятность, что все пройдет без накладок, а вы не только окупите свои затраты, но и выйдете в плюс. 

Оформите юрлицо — простого ИП будет достаточно. Статус юрлица необходим для заключения большинства договоренностей: от контрактов с участниками команды и техническими подрядчиками до подписания документов на выступление с артистами.

Первые шаги

Убедившись, что ваш фестиваль найдет своего зрителя, а команда подойдет к его организации со всей ответственностью, можно приступать к выбору подходящей площадки. Не забывайте, что площадка — это не только пространство. Это еще и затраты на охрану, постройку сцен, создание инфраструктуры фестиваля и проведение коммуникаций. Изучите все возможные варианты — как правило, арендовать площадку мечты получается не всегда, будьте готовы идти на компромисс со своими желаниями, исходя из бюджета мероприятия и доступных локаций. 

Выберите даты проведения фестиваля. Учитывайте все возможные факторы: пересечение по времени с другими развлекательными событиями, актуальными для вашей аудитории, сезон отпусков, когда потенциальные зрители могут уехать, городские праздники. Также изучите местное законодательство о порядке проведения массовых мероприятий и тишине — в некоторых регионах шуметь разрешается до 23:00, в других — до 22:00.

Составьте лонглист артистов, которых вы хотели бы пригласить на фестиваль. Ранжируйте список в соответствии с популярностью выбранных музыкантов, выделите возможных хедлайнеров, исполнителей, открывающих фестиваль и артистов, которые составят основной костяк фестиваля. Свяжитесь с их менеджерами и запросите условия, на которых они согласны выступить в названные вами даты, а также технический и бытовой райдеры. 

Посчитайте, во сколько вам обойдется организация фестиваля при всех возможных вариантах выбора площадки и вариаций лайнапа. Оцените, какое количество билетов по какой цене необходимо продать, чтобы выйти в ноль и чтобы заработать. Сопоставив результаты со своими ресурсами, определитесь с площадкой и лайнапом. Обязательно зафиксируйте договоренности и внесенные предоплаты с арендодателем, подрядчиками по сценам и инфраструктуре и музыкантами юридически. 

Составьте график платежей

В процессе подготовки фестиваля вы будете расходовать средства на его организацию и параллельно получать прибыль с продажи билетов. Если вы проводите фестиваль впервые, у него нет годами сложившейся аудитории или суперхедлайнера, который привлечет тысячи слушателей, не стоит рассчитывать на продажи в первые недели после анонса, так же, как не следует рассчитывать на мгновенную прибыль от билетов early bird: далеко не все зрители готовы покупать кота в мешке. Будьте готовы вложить собственные средства на первых порах, пока публика не узнает о вашем фестивале больше и не начнет покупать билеты.

Составьте табличку с графиком платежей: зафиксируйте для себя точные суммы и даты, в которые вы обязаны расплатиться с арендодателями, подрядчиками и артистами, согласно заключенным договорам. Это позволит равномерно распределить траты и избежать неловких просьб о переносе платежа. 

Настройте процесс продажи билетов

Пожалуй, что и для зрителя, и для организатора самый удобный способ продажи билетов — электронный. Но прежде чем заводить страницу фестиваля на одной из платформ для онлайн-продаж, изучите все возможные варианты: разные площадки размещают электронные билеты на разных условиях. Ticketscloud, Robokassa, Radario, Timepad — на рынке билетных операторов сегодня представлены десятки подобных компаний: одни просто предоставляют страницу продажи, другие дополняют услугу набором промосервисов, третьи — работают по системе подписки и будут удобны организаторам повторяющихся ежемесячных мероприятий. 

Заключите договор с выбранным сервисом и настройте прозрачный процесс вывода денег за купленные билеты с вашего счета — весь ваш доход необходимо фиксировать в таблице расхода-прихода для большей ясности и понимания текущего финансового положения команды организаторов. 

Подумайте о спонсорах

Окупить расходы на организацию и проведение фестиваля поможет поддержка спонсоров. Подумайте, каким компаниям может быть интересно участие в вашем событии, и что вы можете им предложить. Прежде чем связываться с представителями выбранных вами брендов, подготовьте коммерческое предложение фестиваля — презентацию, в которой вы рассказываете о своем событии с точки зрения бизнес-показателей: опишите возраст, демографию, интересы и платежеспособность своей целевой аудитории, укажите прогнозируемое количество зрителей, которое вы планируете привлечь, объясните, почему ваш фестиваль может быть интересен инвесторам в качестве точки соприкосновения с новыми потребителями их продукции, а также укажите стоимость сотрудничества — от бесплатного инфопартнерства до брендирования сцен и других кастомизированных возможностей на коммерческой основе.

Общаться с потенциальными спонсорами стоит заблаговременно: бюджеты на маркетинг и подобные активности, как правило, закладываются в начале года — даже если ваше предложение будет интересным, не факт, что вам удастся запрыгнуть в последний вагон. Также учитывайте, что бренды могут предоставить не только финансовую поддержку, но и сотрудничать с вами по бартеру: например, в обмен на брендированную зону на площадке. Иногда партнеры предлагают бесплатную продукцию для гостей фестиваля, помогая тем самым создавать инфраструктуру события.

О том, как привлечь коммерческих партнеров к сотрудничеству по музыкальному фестивалю в условиях кризиса, во время вебинара рассказывала директор по работе с коммерческими партнерами «Дикой мяты» Мария Пархачева. 

Продумайте инфраструктуру площадки

Фестиваль — это не только музыка: на протяжении нескольких часов на вашей площадке будут находиться сотни зрителей, которым нужно обеспечить комфортное пребывание. Начертите схему выбранной локации: где будет оборудована сцена (или сцены), куда лучше поставить туалеты и сколько их должно быть в расчете на предполагаемое количество зрителей, в какой точке вы расположите фудкорт и бар, целесообразно ли строить маркет для мерча и товаров локальных брендов и какие зоны вы можете предложить для спонсорских активностей. Не забывайте, что приоритетной задачей в процессе планирования площадки фестиваля играет комфорт зрителя: зоны необходимо расположить так, чтобы маршруты посетителя были просты и понятны.

Если вы арендуете пустую открытую площадку для опен-эйра, вам необходимо также нанять охрану на все время проведения фестиваля, начиная с саундчека артистов. На рынке охранных услуг сегодня представлено множество частных охранных предприятий — выберите наиболее подходящий вам вариант и не забудьте внести эти траты в свой бюджет и график платежей. Аренда кареты скорой помощи и оплата смены фельдшера — еще один важный пункт, который должен быть в вашем чек-листе. Безопасность участников — превыше всего.

Бар и фудкорт — зоны, которые вы можете закрыть при помощи партнерских отношений с локальными заведениями или коммерческим размещением на площадке за фиксированную сумму или процент. Выбирая партнеров по еде, обратите внимание, что меню выбранных вами ресторанов должно включать в себя «удобные» блюда, которые можно быстро съесть в условиях фестиваля. Договариваясь о баре на площадке, помните, что по закону продавать алкоголь без соответствующей лицензии запрещено. Поэтому, если вы не располагаете выездной лицензией на продажу алкоголя, привлеките партнера, который согласится продавать напитки на согласованных с вами условиях. 

Распределите роли внутри команды

Ответственный и оперативный менеджмент — залог успеха любого мероприятия. Все не должны заниматься всем: когда вы набрали команду и планируете заключить с каждым участником договор, четко распределите обязанности и зафиксируйте их. Как минимум, вам нужен специалист, который будет отвечать за функционирование сцен, маркетолог для организации партнерств и промо фестиваля, человек, ответственный за инфраструктуру и работу с волонтерами и несколько членов команды, которые будут заниматься букингом артистов и их сопровождением в день фестиваля. Задачи по разработке дизайна, настройке рекламы, строительство сцен и других подобных задач, как правило, можно отдать подрядчикам, но в любом случае, внутри команды должен быть человек для контроля выполнения задач и соблюдения сроков. 

Безусловно, в условиях ограничений один человек может совмещать в себе сразу несколько функций. Распределение этих задач во многом зависит от масштаба фестиваля, поэтому обсуждая роли внутри команды, отталкивайтесь в первую очередь от необходимого минимума для реализации задуманного. 

Промо фестиваля

Как бы ни были хороши лайнап, фудкорт и зона с развлечениями, о них никто не узнает без грамотного промо. Обязательно заведите каналы фестиваля в соцсетях, прикиньте, исходя из вашего бюджета, какую сумму вы готовы потратить на таргетинг и размещение анонсов в тематических телеграм-каналах, у релевантных блогеров и группах во «ВКонтакте». Подумайте, в каких СМИ вам важно появиться, нужна ли вам наружная реклама и что из этого вы можете закрыть по бартеру — за бесплатные билеты — или на основе дружеских отношений с администраторами. Заранее найдите фотографов и видеографов, готовых поснимать в день фестиваля — эти материалы пригодятся вам после его проведения.

Не забывайте, что промоактивность необходимо поддерживать постоянно, поэтому, прежде чем завести каналы в соцсетях, пропишите контент-план по каждой площадке. Оцените, сколько постов в неделю вы готовы делать, по каким датам следует распределить анонсы участников лайнапа, выберите место в сетке постов для партнерских публикаций, заранее разработайте механики для привлечения подписчиков в паблик и повышения активности пользователей (например, конкурсы или опросы). Попросите артистов-участников фестиваля записать видеоприглашения на свои сеты в рамках фестиваля и опубликовать их в том числе в своих каналах. Чем больше говорят о вашем фестивале, тем лучше. И обязательно прикрепляйте ссылку на онлайн-продажу билетов к каждому посту (и не забудьте добавить эту информацию в описание профилей).

В день фестиваля — о чем важно помнить

Когда площадка готова, каждый участник команды знает свои задачи, а билеты на фестиваль раскуплены, наступает тот самый день. Помните, что радоваться пока что рано — не стоит начинать праздновать успех с самого утра, даже если у вас солдаут. В день фестиваля вы должны сохранять трезвый ум и быть в состоянии оперативно реагировать на любые непредвиденные ситуации — а без них, как правило, не обходится ни одно событие.

Убедитесь, что у всех участников команды и волонтеров заряжены телефоны и есть с собой полные пауэрбанки — вы должны быть на связи постоянно. Оденьтесь удобно, возьмите с собой бутылку воды, раздайте всем участников четкий тайминг фестиваля и график выполнения их задач. Проведите инструктаж для стейдж-менеджеров, охранников и волонтеров, объясните, что делать, если ситуация по каким-то причинам выходит из под контроля. Поставьте точки оплаты на входе для тех, кто не успел купить билет в предпродаже.

Главное, что важно помнить в этот день — ни один фестиваль не проходит идеально, но, если организаторы грамотно подготовились, ошибок не заметит никто, кроме них. 

Постпромо

Ваш фестиваль отгремел с успехом, но расслабляться еще рано. Постпромо — не менее важный этап, чем просто промо фестиваля, это задел на будущее, красочный рассказ о том, как это было, для тех, кто все пропустил. Публикуйте фотоотчеты, напомните СМИ, с которыми вы договорились о репортаже, что ждете тексты, размещайте отзывы в соцсетях и зафиксируйте все эти материалы в коммерческом предложении для партнеров фестиваля на следующий год.

Что еще почитать и посмотреть о подготовке фестиваля

  • Вебинар директора по работе с коммерческими партнерами на фестивалях «Дикая мята» и «НЕБО: теория и практика» Марии Пархачевой о том, как привлечь коммерческих партнеров к сотрудничеству по музыкальному фестивалю в условиях кризиса.
  • Вебинар программного и букинг-директора фестиваля Bosco Fresh Fest Ника Бабина о том, как создавался фестиваль «Chess & Jazz» — от концепции до реализации идеи.
  • Опыт организаторов благотворительного музыкального фестиваля Camerata Fest в Ереване.
  • Историю DIY-фестивалей Sadwave Fest от соорганизаторов Максима Динкевича и Анны Гавриловой.
  • Интервью промоутера Ильи Бортнюка о том, как организован фестиваль Stereoleto.
  • Материал о том, как устроен фестиваль «Дикая мята».

Подпишитесь на рассылку

Подпишитесь, чтобы оставаться в курсе главных новостей музыкальной индустрии