Как организовать музыкальный фестиваль в России

Музыкальный фестиваль — это не только сцена и лайн-ап, но и переговоры с артистами, поиск денег, согласования с властями, ночные монтажи, сложная экономика и постоянная работа с аудиторией. Организаторы ежедневно принимают множество решений, ищут компромиссы и идут на финансовые риски. 

В этой большой инструкции, в основу которой вошли более ранние материалы ИМИ, мы разобрали ключевые аспекты подготовки фестиваля — от экономики, букинга артистов и продвижения до инфраструктуры площадки, безопасности зрителей и юридических вопросов. Для этого мы поговорили с организаторами «Летника», Motherland и «Музсходки», а также пиар-менеджером и музыкальным юристом.

Сюзанна Иванова

Директор Музыкального проектного агентства, генеральный продюсер сообщества развития музыкальной индустрии, создатель и руководитель Всероссийского музыкального фестиваля «Музсходка», а также лаборатории для музыкантов M'uzlab

Никита Заболоцкий

Директор фестиваля «Летник». Сооснователь маркетингового агентства «Респект Агентство». Ранее — программный директор бара «Ровесник»

Иван Бочаров

Продюсер московского фестиваля независимой музыки Motherland, директор группы Terelya

Александр Гудков

Юрист по авторским правам, судебный юрист

Надя Лапочкина

Экс-глава PR лейбла System 108, Диско-клуба и ДК «Альфа Кристалл». PR-менеджер артистов Mirele, DJ Stonik1917, Biicla, Глум, Лиза Громова, группы «Казускома» и других. PR-менеджер фестивалей «Фестик», «Круто», «Это база»

Чек-лист по организации музыкального фестиваля

• Придумайте идею фестиваля и оцените свой опыт, ресурсы и потенциальные риски.
• Разработайте концепцию: продумайте позиционирование, формат,  жанры, фирменный стиль и определите целевую аудиторию.
• Соберите команду: распределите роли, подключите подрядчиков и оформите отношения юридически.
• Просчитайте экономику проекта. Составьте бюджет, определите источники доходов и расходов, предусмотрите финансовую подушку.
• Выберите площадку и дату. Подберите локацию, оцените её возможности и стоимость и забронируйте на даты.
• Организуйте финансирование. Настройте продажу билетов, составьте график платежей и начните поиск партнёров и спонсоров.
• Сформируйте музыкальную программу: проведите букинг артистов, согласуйте райдеры и заключите договоры.
• Подготовьте площадку: спланируйте инфраструктуру, техническое оснащение, логистику и сервисы для зрителей.
• Обеспечьте безопасность и соблюдение закона: получите необходимые согласования, организуйте охрану, медицинское сопровождение и юридическую поддержку.
• Запустите продвижение: подготовьте сайт и соцсети, разработайте рекламную кампанию, настройте работу с медиа, блогерами и партнёрами.
• Проведите фестиваль: перед началом проверьте готовность всех служб, а во время мероприятия координируйте работу команды и оперативно решайте возникающие задачи.
• Подведите итоги: проведите постпромо, проанализируйте результаты, соберите обратную связь и используйте опыт при подготовке следующего фестиваля.

Концепция и аудитория

Оцените собственный опыт и ресурсы. Фестиваль — самый сложный тип офлайн-мероприятий, с финансовой точки зрения он более рискованный, чем концерты. Важно попробовать себя в организации более лёгких форматов мероприятий, прежде чем решиться на первый фестиваль.

Никита Заболоцкий, директор фестиваля «Летник» предлагает начинать с маленьких мероприятий: три–четыре нишевых артиста в один день на небольшой площадке. Если фестиваль удастся, вы получите опыт, первые связи и в следующем году сможете выходить на имена побольше.

Определите идею и формат фестиваля. Организация начинается с концепции. Важно понять, зачем нужен фестиваль, какую идею он будет транслировать и чем будет отличаться от других событий. Сформулируйте позиционирование фестиваля и придумайте название.

Учитывайте опыт российских и мировых фестивалей в составлении концепции и программы — например, референсом для организаторов фестиваля «Летник» служат Primavera, Coachella и Sziget.

Исходя из идеи выберите формат: будет это опен-эйр, фестиваль в клубе или серия концертов на разных площадках, каким жанрам вы отдадите предпочтение в лайнапе. Подумайте, сколько сцен задействовать, нужен ли фудкорт и бар.

Оцените предполагаемую аудиторию. Подумайте, какая аудитория поддержит идею вашего фестиваля — и какая нужна именно вам. Определите ядро целевой аудитории — возраст, пол и социальный статус самых активных, лояльных и многочисленных посетителей. От этого будут зависеть многие аспекты мероприятия — от локации и времени его проведения до лайнапа, дополнительных развлечений и меню и цен в баре и на фудкорте. 

Важно понимать, какая музыка популярна в вашем регионе, насколько востребованы и посещаемы массовые мероприятия, есть ли конкуренты у вашего фестиваля и насколько платежеспособны его потенциальные посетители. 

Продумайте визуальную концепцию фестиваля. Визуальная концепция должна соответствовать идее фестиваля и быть узнаваемой во всех точках контакта со зрителем — от афиши до оформления сцены.

Команда фестиваля

Вокруг идеи можно собирать команду. Лучше всего начинать с небольшой команды единомышленников — по мере подготовки фестиваля вы сможете расширить штат, если это будет необходимо. Например, Сюзанна Иванова («Музсходка») делала первые мероприятия с друзьями. В итоге в её команде сейчас 30 человек, которые образовали некоммерческое сообщество развития музыкальной индустрии Тюмени и делают много проектов, помимо фестиваля: лекции, мастер-классы, квартирники, лаборатории.

Сформируйте список задач и распределите роли внутри команды. Ответственный и оперативный менеджмент — залог успеха любого мероприятия. Все не должны заниматься всем: чётко распределите обязанности и зафиксируйте их.

Чаще всего требуются:

• Продюсер или директор фестиваля. Отвечает за концепцию, бюджет и стратегические решения, формирует команду, принимает финальные решения по программе фестиваля, финансам и партнёрствам.
• Главный проджект-менеджер. Координирует все глобальные задачи и процессы, составляет план работ и график, координирует работу команды и подрядчиков, следит за сроками, бюджетом и выполнением задач.
• Букинг-директор. Один или несколько человек, которые разрабатывают музыкальную программу, подбирают артистов, ведут с ними переговоры, согласовывают условия выступлений, составляют расписание и контролируют выполнение всех договоренностей. В дни события букинг-директор может заведовать стейдж-менеджментом  — составлять график репетиций и саундчеков, контролировать тайминг, решать форс-мажоры за кулисами, координировать работу специалистов сцены. Или взять на себя функции артист-менеджера — то есть, сопровождать музыкантов при подготовке выступления и на площадке.
• Технический директор. Отвечает за всю техническую инфраструктуру фестиваля: звук, свет, видео и электроснабжение на площадке, монтаж и демонтаж оборудования, выполнение технических райдеров музыкантов, взаимодействие с подрядчиками и компаниями по прокату. На небольшом мероприятии — например, на фестивале на пять групп в клубе вместимостью 200 человек — эти задачи можно передать специалистам площадки, но на крупном ивенте без собственного технического директора не обойтись.
• Маркетинговый директор. Отвечает за продвижение фестиваля — чтобы мероприятие нашло свою аудиторию и было продано как можно больше билетов. Он разрабатывает маркетинговую стратегию, планирует рекламные кампании, работу с соцсетями и партнёрские проекты с медиа и лидерами мнений, контролирует все внешние коммуникации и анализирует эффективность продвижения. Если мероприятие небольшое, он может сам вести соцсети, настраивать рекламу и договариваться с медиа, если это крупный фестиваль — управлять маркетинговой командой, в которую входят PR-менеджер, SMM-менеджер, дизайнер и специалист по рекламе. 
• Юристы и бухгалтеры. Как правило, у небольших мероприятий это внештатные специалисты. Юристы отвечают за пользовательские соглашения и политику обработки персональных данных, оформление договоров со спонсорами, артистами и подрядчиками, решают вопросы авторского права, возрастной маркировки и рекламы, помогают получить необходимые согласования и разрешения, при необходимости могут представлять интересы организатора в переговорах или суде. Бухгалтер ведет учёт, готовит финансовую отчетность, рассчитывает налоги, оформляет счета и акты, проводит выплаты артистам и подрядчикам, контролирует расходы и поступления средств.

В условиях ограничений один человек в команде может совмещать сразу несколько функций. Распределение задач во многом зависит от масштаба фестиваля, поэтому, обсуждая роли внутри команды, отталкивайтесь в первую очередь от необходимого минимума для реализации задуманного. 

Подумайте, какие задачи можно отдать подрядчикам или волонтёрам — это может быть разработка дизайна, настройка рекламы, строительство сцен или другие специфические задачи. «Чаще всего абсолютно все задачи на аутсорс отдают фестивали от брендов и имиджевые проекты. Но заработать так невозможно и сделать что-то уникальное не выйдет», — считает Иван Бочаров (Motherland).

Оформите юрлицо. Статус юрлица необходим для заключения большинства договоренностей: от контрактов с участниками команды и техническими подрядчиками до подписания документов на выступление с артистами. Достаточно зарегистрироваться как ИП.  

Договоритесь об условиях работы. Сделайте это до начала работы со специалистом и обязательно зафиксируйте все договорённости юридически — даже если вы привлекли друзей. Пропишите в договоре ответственность каждой стороны, условия сотрудничества и сроки выполнения поставленных задач.

Место и время 

Фестиваль — это масштабное мероприятие, буквально расписанное по минутам. Чем меньше у вас и вашей команды будет неопределённости, тем выше вероятность, что всё пройдет без накладок, а вы не только окупите свои затраты, но и выйдете в плюс. Зафиксируйте место и время как можно раньше.

Подберите варианты площадки. Не забывайте, что площадка — это не только пространство. Это ещё и затраты на охрану, постройку сцен, создание инфраструктуры фестиваля и проведение коммуникаций. Изучите все возможные варианты — как правило, арендовать площадку мечты получается не всегда, будьте готовы идти на компромисс, исходя из бюджета мероприятия и доступных локаций. 

Выберите дату и время проведения фестиваля. Учитывайте все возможные факторы: пересечение по времени с другими развлекательными событиями, актуальными для вашей аудитории, сезон отпусков, когда потенциальные зрители могут уехать, городские праздники. Также изучите местное законодательство о порядке проведения массовых мероприятий и тишине: в некоторых регионах шуметь разрешается до 23:00, в других — до 22:00.

Экономика фестиваля

Продажа билетов — это ключевой источник дохода, исключения — мероприятия, которые создаются для крупных компаний на их средства. Организаторы, опрошенные ИМИ, утверждают, что маржинальность у фестивалей невысокая, а рисков много: непонятно, сколько билетов получится продать и удастся ли найти партнёров. Поэтому рассчитывать на большую прибыль не стоит. 

Подсчитайте расходы. Прикиньте, во сколько вам обойдётся организация фестиваля при всех возможных вариантах выбора площадки. Оцените, какое количество билетов по какой цене необходимо продать, чтобы выйти в ноль и чтобы заработать. Подумайте, какую долю бюджета вы готовы потратить на музыкальную программу, продвижение и другие статьи расходов. Обсудите предварительные условия с музыкантами и подрядчиками — это поможет сформировать рамку бюджета.

Определитесь с площадкой и забронируйте её. Заключите договор аренды и внесите предоплату. Обязательно зафиксируйте в договоре все договоренности и траты. 

Статьи расходов 

Аренда и застройка. Оплата площадки, монтаж сцены, шатров, ограждений, аренда мебели, а также обеспечение территории электроэнергией и водоснабжением, уборка. 

Программа. Гонорары выступающих, бытовой и технический райдеры, затраты на трансфер, проживание и питание. Для небольших событий всё это может составлять львиную долю затрат: у фестиваля на 1000 человек на артистов может уйти больше 50% бюджета. Для больших фестивалей эта статья расходов редко превышает 30%, так как продакшен и площадка у них значительно дороже, чем у мелких мероприятий, отмечает Иван Бочаров (Motherland). 

Техника. Аренда профессионального звукового, светового и сценического оборудования, экранов и пультов, а также оплата работы звукорежиссеров и специалистов по монтажу техники.

Безопасность и закон. Услуги частных охранных предприятий, установка металлоискателей, дежурство бригад скорой помощи и пожарных, штрафы за возможные нарушения правил проведения массовых мероприятий и норм безопасности, лингвистическая экспертиза.

Маркетинг и PR. Наружная и таргетированная реклама, создание визуального стиля и печать полиграфии, работа PR-специалистов, производство контента — в том числе фото- и видеосъёмка и монтаж.

Персонал и лицензирование. Зарплаты координаторов, администраторов, волонтёров и технического персонала, а также государственные пошлины и авторские отчисления.

Источники дохода 

Продажа билетов. Ключевой источник дохода.

Поддержка спонсоров и партнёров. Никита Заболоцкий («Летник») говорит, что идеальная доля спонсорских средств в бюджете фестиваля — 50%. Это позволит меньше зависеть от продаж билетов и других доходов. Но чаще всего этот показатель составляет 10–30% — как в случае, например, с фестивалем Motherland.

Гранты. Финансовая поддержка от местных властей или культурных фондов, если фестиваль выполняет социальную или туристическую миссию. Иногда гранта добиться не получается — но если власти считают фестиваль полезным, они могут оказать информационную поддержку, поделиться контактами подрядчиков или помочь с организацией безопасности, отмечает Сюзанна Иванова («Музсходка»).

Мерч фестиваля и групп. Как правило, доля доходов от мерча в бюджете невысока — даже если он хорошо продаётся, отмечает Иван Бочаров (Motherland).

Фудкорт и бар. Как правило, это дополнительный источник дохода. Например, у фестиваля Motherland доходы от еды, алкоголя и мерча в совокупности составляют до 15%.

Обзаведитесь стартовым капиталом и финансовой подушкой. Скорее всего, вам придётся вложить собственные средства в организацию — и не факт, что эта сумма отобьётся. Со временем публика узнает о вашем фестивале — и, если билеты начнут покупать, вы сможете пустить эти деньги в дело. А пока лучше позаботиться о финансовой подушке. Даже если фестиваль уже известен зрителям, на старте работы нужно иметь на руках не меньше 20% от общего объема планируемых расходов, советует Никита Заболоцкий («Летник»). В процессе можно добавлять средства: от спонсоров и партнёров, ранней продажи билетов, если есть возможность вывода средств до события.

Настройте процесс продажи билетов. Самый удобный способ продажи билетов — электронный. Но прежде чем заводить страницу фестиваля на одной из платформ для онлайн-продаж, изучите все возможные варианты: разные площадки размещают электронные билеты на разных условиях. Одни просто предоставляют страницу продажи, другие дополняют услугу набором промосервисов, третьи — работают по системе подписки и будут удобны организаторам повторяющихся ежемесячных мероприятий. 

Заключите договор с выбранным сервисом и настройте прозрачный процесс вывода денег. Весь ваш доход и текущие траты необходимо фиксировать в таблице расхода-прихода для понимания финансового положения.  

Составьте график платежей. Зафиксируйте точные суммы и даты, в которые вы обязаны расплатиться с арендодателями, подрядчиками и артистами, согласно заключенным договорам. Это позволит равномерно распределить траты и избежать неловких просьб о переносе платежа.

Составьте план продаж билетов. Иван Бочаров (Motherland) советует разбить план на недели с момента старта продаж — сколько билетов надо продать и сколько денег заработать в каждую неделю. Если есть возможность вывода денег за билеты, вы можете сразу потратить их на текущие расходы. 

Подумайте о спонсорах. Окупить расходы на организацию и проведение фестиваля поможет поддержка спонсоров. Подумайте, каким компаниям может быть интересно участие в вашем событии и что вы можете им предложить. 
 

Учитывайте кассовый разрыв. В последнюю неделю перед фестивалем обычно надо срочно заплатить всем подрядчикам. При этом основная доля выручки с продаж билетов, а также доходы с бара, фудкорта, развлечений и часть спонсорских средств поступит только после фестиваля. Заранее подумайте, где можно взять деньги на это время. 

Работа с артистами

Составьте лонглист артистов и узнайте их условия. Подумайте, кого из артистов получится органично объединить на одном фестивале и до кого получится «дотянуться». Ранжируйте список в соответствии с популярностью выбранных музыкантов. Свяжитесь с их менеджерами, расскажите о фестивале и запросите условия, на которых они согласны выступить в названные вами даты. Скорректируйте бюджет фестиваля на основе этих цифр.
 

Запустите опен-колл. Если ваша цель — выводить на сцену новые имена, конкурс заявок поможет найти молодых артистов. Подумайте, какую часть лайн-апа вы наберёте по конкурсу, а каких артистов (обычно это хедлайнеры) пригласите напрямую. 

Продумайте структуру лайн-апа. Решите, сколько артистов в день выступит на каждой сцене, кто откроет вечер (чаще всего это менее популярные артисты), а кто станет хедлайнером, как будут сочетаться жанры и настроение соседних выступлений. «Десять часов одинаковой музыки — это скучно», — считает Иван Бочаров (Motherland). По его мнению, сочетание разных жанров, например, инди, шугейза и панка, создаёт интересный драматургический конфликт и делает фестиваль разносторонним.

Начните букинг. Если условия артиста вас устраивают, предметно обсудите его выступление с менеджером. Уточните, свободен ли он в нужные вам даты, играет ли он на других фестивалях-конкурентах, есть ли ограничения на выступления. Согласуйте размер гонорара, график выплат, логистику и проживание. Можно попробовать поторговаться. На этапе букинга многие музыканты отсеиваются: Иван Бочаров (Motherland) говорит, что из 100–150 кандидатов на фестивале выступает 45–50 групп. А с кем-то приходится вести переговоры годами.
 

Согласуйте бытовой и технический райдеры. Очень важно сразу прикинуть, во сколько они обойдутся — иначе можно нарваться на непредвиденные траты. 

Согласуйте договор. Пропишите в нём дату, время и продолжительность фестиваля, условия оплаты. Не забудьте указать информацию о райдерах и договорённости по медиаподдержке: например, количество постов в социальных сетях и требования ставить уникальные UTM-метки на ссылки в соцсетях. Крайне важно написать, что делать в ситуации отмены фестиваля (возврат гонорара, правила переноса и так далее).
 

Инфраструктура площадки

Фестиваль — это не только музыка: на протяжении нескольких часов на вашей площадке будут находиться сотни зрителей, которым нужно обеспечить комфортное пребывание. 

Оцените параметры фестиваля. Сколько ожидается зрителей, сколько сцен будет работать и какие активности будут на территории фестиваля, сколько часов длится мероприятие, где оно проходит — в клубе, на открытой городской площадке, территории экопарка или в чистом поле. Подумайте, потребуются ли вам электрогенераторы, биотуалеты, дополнительная застройка. 

Посетите локацию. Оцените техническое оснащение: что нужно арендовать, а что уже есть на площадке. Обойдите территорию, сфотографируйте всё и сделайте замеры, если это требуется для застройки или технической инфраструктуры. Если фестиваль проходит на улице, проверьте точки подключения к электричеству и воде, оцените пути подъезда к месту его проведения. На основе этих данных создаётся генеральный план площадки — рабочий документ для всех служб фестиваля.

Начертите схему выбранной локации. Подумайте, где будут находиться сцены, фудкорт и бар, куда лучше поставить туалеты, в какой точке вы расположите билетный контроль, целесообразно ли строить маркет для мерча и товаров локальных брендов и какие зоны вы можете предложить для спонсорских активностей, где организовать кемпинг и парковку, где будут размещаться артисты, персонал и волонтёры. Отведите место под технические зоны: штаб фестиваля, склады, медпункт, зоны разгрузки. Расположите зоны так, чтобы маршруты были просты и понятны посетителям.

Спланируйте навигацию: входы, выходы, информационные точки. Постарайтесь избежать больших скоплений людей и очередей, пересечений зрительских и транспортных потоков. Продумайте пути эвакуации вместе со службой безопасности.

Учитывайте окружение. Подумайте, кому в окрестностях фестиваля может помешать громкая музыка и толпы зрителей, и попытайтесь договориться с ними — или спланировать размещение так, чтобы найти компромисс. Например, Сюзанна Иванова («Музсходка») рассказывает, что однажды её команда разместила рок-сцену недалеко от женского монастыря. В день фестиваля на сцену вышли метал-группы, музыканты были в масках, и организаторам пришлось обсуждать этот случай с представителями епархии. Также проверьте, не придётся ли где-то перекрывать дорогу — это нужно согласовать с властями.

Позаботьтесь о потребностях зрителей. На площадке должна быть питьевая вода, еда, достаточное количество туалетов, укрытия от дождя, гардероб и камеры хранения, стойка информации и служба поддержки, навигация.

Техническая организация

Договоритесь о техническом райдере с площадкой. Если вы проводите фестиваль в клубе и вам не нужно строить сцену, подходите к нему как к обычному концерту. Скорее всего, звук, свет, экраны и технических специалистов предоставит площадка. Дополнительное оборудование можно взять напрокат в сторонней компании — или договориться с площадкой. 

Спланируйте техническую инфраструктуру. Если фестиваль проходит на улице, предусмотрите электроснабжение, распределение нагрузки на сеть, резервное питание, размещение генераторов и экранов. Позаботьтесь о доступе к интернету и обеспечьте радиосвязь команды — особенно если в зоне фестиваля проблемы с мобильной связью. Подумайте, где будут разгружаться фуры с оборудованием, сможет ли техника подъехать к сценам, где хранить технику и как организовать монтаж и демонтаж.

Закажите оборудование, если делаете фестиваль на улице. Если фестиваль небольшой, не стоит идти к топ-5 прокатчиков, советует Иван Бочаров (Motherland): как правило, на таких мероприятиях не нужно много оборудования и логичнее сэкономить. А вот крупные фестивали обычно работают с топовыми прокатами и дорогим техперсоналом: они перестраховываются и платят за скорость и гарантии качества. 

Заложите время на поиск аппаратуры и технических специалистов. Особенно это актуально в регионах. Опытные звукорежиссёры и прокатные компании обслуживают сразу несколько городов — придётся подстраиваться под их загруженный график, а оборудования может быть мало. Например, Сюзанна Иванова рассказывает, что её команда заказывает для «Музсходки» аппаратуру в Тюмени и Екатеринбурге, а световую технику предоставляет местный театральный центр.

Учитывайте, что летом фестивалей много и что оборудование могут быстро разобрать даже в столице. Однажды Motherland проходил одновременно с большим событием в «Лужниках» и несколькими фестивалями в Подмосковье — и в проектах Москвы закончились почти все наушники для сценического мониторинга, рассказывает Иван Бочаров. Организаторам еле удалось отыскать нужное количество. 

Организуйте время проведения саундчеков. Заранее узнайте об ограничениях площадки и спланируйте время. Например, рядом с клубом может быть офис и его сотрудники просят не шуметь до 18:00 в будни — значит, придётся арендовать оборудование на дополнительные дни, устраивать саундчек заранее или в день фестиваля, что повлияет на тайминг программы.  

Учитывайте разницу в технических райдерах артистов. Надо выстраивать лайн-ап так, чтобы коллективы сочетались, и закладывать время на пересетапы между выступлениями.

Спланируйте монтаж и демонтаж в сжатые сроки. Если организовываете фестиваль в городе, время на подготовку и разбор сцены будет ограничено. Готовьтесь к этим этапам заранее, спланируйте время и место разгрузки и погрузки оборудования. 

Заключите договоры с подрядчиками. Нужно указать дату, время и продолжительность фестиваля, условия оплаты, гарантии на случай отмены фестиваля и зоны ответственности (подробнее об этом — в части «Юридическая сторона фестиваля»).

Безопасность

Наймите охрану. Если вы арендуете пустую открытую площадку для опен-эйра, вам необходимо нанять охрану на всё время проведения фестиваля, начиная с саундчека артистов. Охрана должна быть от лицензированного частного охранного предприятия. На крупных фестивалях может дежурить полиция. Конкретные меры обычно определяют при согласовании с властями. 

Организуйте медицинское обеспечение мероприятия. В зависимости от масштаба фестиваля это может быть медпункт или дежурная бригада скорой помощи. Необходимый объём медицинского сопровождения определяется при подготовке и согласования мероприятия с учётом числа посетителей, формата и места события и требований региона. Заложите в смету аренду кареты скорой помощи и оплату смены фельдшера. 

Соблюдайте требования пожарной безопасности. Организатор и площадка обязаны обеспечить назначить ответственных лиц, подготовить план эвакуации, обеспечить наличие средств пожаротушения и выполнить другие требования. Конкретные требования определяются при согласовании мероприятия и зависят от его масштаба, категории риска, места проведения и требований местных властей. Если используются фейерверки, открытый огонь, пиротехника, временные сооружения большой площади или есть другие факторы риска, присутствие пожарных подразделений может стать обязательным условием согласования.

Спланируйте расположение объектов безопасности и маршруты. Совместно с охраной, площадкой и экстренными службами определите периметр фестиваля, расположение точек досмотра, количество и положение металлоискателей, места для пункта охраны, медпунктов, маршруты эвакуации и пожарные проезды, места сбора при чрезвычайных ситуациях.

Составьте правила поведения для зрителей. Прямой ответственности за действия каждого зрителя нет. Но если организатор не принял разумных мер безопасности и из-за этого кто-то пострадал от действий другого зрителя, в этой ситуации могут усмотреть вину организатора. Нужно прописать правила мероприятия на сайте и на билете, зафиксировать согласие зрителя с ними при покупке. Это не спасёт от претензий, но сделает позицию сильнее.

Юридическая сторона фестиваля

Организаторам фестиваля важно соблюдать требования закона. При их нарушении грозит ответственность, чаще всего — административная: штрафы за нарушение правил проведения массовых мероприятий, пожарной безопасности, санитарных норм, возрастной маркировки. В крайних случаях — уголовная, при гибели людей или тяжком вреде здоровью по неосторожности. Также может потребоваться возмещать ущерб пострадавшим. 

Согласуйте мероприятие с властями и ведомствами. Если вы проводите фестиваль в клубе, просто следуйте его правилам: чаще всего все разрешения уже есть у площадки. Если нет дополнительной застройки, то практически ничего не нужно делать, отмечает Иван Бочаров (Motherland). Если фестиваль проходит на какой-то государственной территории, например в парке или на площади, потребуется множество согласований. Ещё сложнее — провести фестиваль в поле.

Фестивали в городе и на природе сильно друг от друга отличаются. В общем случае потребуется согласовать мероприятие с администрацией, полицией и МЧС, а если мероприятие за городом — с природоохранными органами.

Иногда может потребоваться согласовать лайн-ап, предупреждает Иван Бочаров (Motherland). По его словам, полугосударственные фестивали проводят эту процедуру ещё на этапе букинга артистов. 

Заложите запас времени. Главное правило: согласование нужно начинать сильно заранее — до того, как потрачены серьёзные деньги на промо, артистов и подрядчиков. Пока нет финального подтверждения от ключевых органов, большие расходы лучше не нести, советует юрист Александр Гудков. По словам Сюзанны Ивановой («Музсходка»), чтобы провести фестиваль в июне, уже в феврале её команда пишет письма в ведомства и встречается с администрацией. A команда Motherland подаёт заявку в МВД за месяц до мероприятия — но это только одна из нескольких инстанций.

Сотрудничайте с некоммерческими городскими организациями. Они могут выступить посредниками между фестивалем и городскими властями. Например, Сюзанна Иванова («Музсходка») рассказывает, что наладить диалог с властями Тюмени ей помогло Тюменское агентство развития креативных индустрий. Его сотрудники организовали встречу с главой города, после чего остальные департаменты пошли навстречу команде фестиваля, и его стали проводить в центре Тюмени. 

Пропишите зоны ответственности в договорах с подрядчиками и площадкой.  Если произойдёт несчастный случай, за него будут отвечать и организатор, и площадка, и подрядчик. Площадка в ответе за состояние объекта, подрядчик — за свою работу, а организатор — за всё, что происходит в рамках события, говорит юрист Александр Гудков. Но на практике пострадавший идёт к организатору, так как он продал билет. Если сцена упала из-за монтажников — отвечают они, но доказывать это придётся уже после того, как организатор рассчитается с пострадавшим, отмечает эксперт.

Поэтому нужно чётко прописать в договоре зоны ответственности при ЧП и то, кто несёт расходы, —  всё это должно быть на бумаге, а не подразумеваться по умолчанию. Особенно внимательными нужно быть с типовые договорами государственных площадок: они составлены так, что организатор берёт на себя буквально всё, включая ущерб имуществу площадки от действий зрителей, предупреждает юрист Александр Гудков. 

Учитывайте необходимость возрастной маркировки и проведите лингвистическую экспертизу. Разница между возрастными категориями регулируется законом «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию». У этих категорий  различаются допуск к информации и ответственность организаторов за нарушение, комментирует юрист Александр Гудков. Маркировка должна стоять везде: на сайте, билетах, афишах — и соответствовать контенту. Эксперт отмечает, что органы исполнительной власти при согласовании всё чаще запрашивают лингвистическую экспертизу «музыкальной продукции». Она должна подтвердить, что треки соответствуют возрастной категории мероприятия и что в них отсутствует пропаганда запрещённых веществ. Заложите экспертизу в сроки согласования.

Зарегистрируйтесь как оператор персональных данных. Как только вы начинаете собирать данные при продаже билетов или регистрации на сайте, вы автоматически становитесь оператором. Нужно уведомить Роскомнадзор, что вы оператор, опубликовать политику, получать согласия. «Штрафы [за отсутствие уведомления] небольшие, РКН занят другими делами, и о реальных санкциях в отношении небольших мероприятий я не слышал. Тем не менее базовые вещи — политику на сайте и галочку согласия — сделать стоит, это несложно и снимает лишние вопросы», — говорит юрист Александр Гудков.

Соблюдайте требования закона о тишине. Конкретные нормы везде свои — смотрите региональное законодательство. «Ночные ограничения есть везде, и допустимый по нормам уровень звука очень далёк от реального живого концерта [то есть, гораздо ниже]», — предупреждает юрист Александр Гудков.

Учитывайте требования РАО. РАО собирает вознаграждение за публичное исполнение авторского произведения — даже если автор сам стоит на сцене и уже получил гонорар. Договор с РАО нужен до мероприятия, а не после. При этом артист-правообладатель может направить в РАО отказ от сбора вознаграждения в свою пользу. Крупные фестивали (например, VK Fest) часто составляют весь лайн-ап из артистов, исполняющих собственные треки с такими отказами, чтобы не платить отчисления, говорит Александр Гудков. Но если хотя бы один трек будет без отказной — фестиваль платит по полной ставке, как будто исполнялось всё что угодно. Поэтому либо выстраивайте лайн-ап с учётом этого, либо учитывайте РАО в бюджете.

Продвижение фестиваля

Как бы ни были хороши лайнап, фудкорт и зона с развлечениями, о них никто не узнает без грамотного промо. Используйте все доступные каналы продвижения: от соцсетей и таргетированной рекламы до продаж билетов через «Яндекс Музыку». Также привлекайте партнёров: бренды, медиа, городские Telegram-каналы. Промоактивность необходимо поддерживать постоянно: чем больше говорят о вашем фестивале, тем лучше.

Заложите время и бюджет на продвижение и сформируйте команду. Продвижение надо планировать заранее и заниматься им ежедневно. В идеале за это должен отвечать специальный человек — маркетинговый директор — или целая команда. Даже если бюджет на продвижение очень маленький, многое можно сделать своими руками и успешно продвигать фестиваль, говорит Никита Заболоцкий («Летник»)

Продумайте tone of voice и разработайте визуальную айдентику — шрифты, логотипы, цветовую палитру, ключевые графические элементы. Зафиксируйте их особенности в гайдах и применяйте последовательно, чтобы все коммуникации — от анонсов в соцсетях и работы со СМИ, партнёрами и зрителями до оформления экранов и сцен — были узнаваемыми.

Заведите сайт и каналы фестиваля в соцсетях и пропишите контент-план по каждой площадке. Оцените, сколько постов в неделю вы готовы делать, по каким датам следует распределить анонсы участников лайнапа, выберите место в сетке постов для партнёрских публикаций, заранее разработайте механики для привлечения подписчиков в паблик и повышения активности пользователей (например, конкурсы или опросы). Не распыляйтесь на все платформы: выберите две-три, где сидит ваша целевая аудитория, и доминируйте там. Обязательно прикрепляйте ссылку на онлайн-продажу билетов к каждому посту (и не забудьте добавить эту информацию в описание профилей).

Создавайте атмосферный контент. Важно не просто перечислять имена артистов, а передавать вайб фестиваля, интересно рассказывать, что на нём будет. Короткие вертикальные видео с прошлых лет, видео с подготовкой, застройкой и другое — это ваша валюта. Попросите артистов-участников фестиваля записать видеоприглашения на свои сеты и опубликовать их в своих каналах. 

Работайте с лидерами мнений. Найдите тематические каналы и группы в соцсетях и релевантных блогеров. Договоритесь о платном размещении анонсов или инфопартнёрстве. Подумайте, что из этого вы можете закрыть по бартеру (за бесплатные билеты) или на основе дружеских отношений с администраторами. Учитывайте не только крупных инфлюенсеров, но и микроблогеров, которые влияют на аудиторию.

Настройте таргетированную рекламу. Это поможет привлечь конкретные сегменты аудитории по интересам, географии, возрасту и поведению. Тестируйте разные креативы, анализируйте результаты и перераспределяйте бюджет в пользу наиболее эффективных кампаний. 

Подумайте, в каких СМИ важно появиться. Массовая рассылка пресс-релизов, скорее всего, не сработает. Создавайте информационные поводы, интересные аудитории СМИ: как отмечает PR-менеджер Надя Лапочкина, такие материалы редакции гораздо охотнее берут в работу. Ищите не разовое упоминание, а статус информационного партнёра, где фестиваль становится частью контент-стратегии медиа на месяц. Можно предлагать редакциям коллаборации на уровне рубрик и спецпроектов — например, совместный гайд по фестивалю для гостей, колонку куратора о музыке, плейлисты от артистов и другие рубрики. 

Решите, нужна ли вам наружная реклама. Далеко не факт, что наружка поднимет продажи билетов — но она может повысить узнаваемость фестиваля. 

Найдите фотографов и видеооператоров, готовых поснимать в день фестиваля, — эти материалы пригодятся вам после его проведения.

Формируйте фанатское сообщество и поощряйте его. Не продавайте просто билет на концерт — продавайте пропуск на единственное в году событие, где встречается ваше комьюнити. Развивайте службу поддержки, которая в соцсетях будет отвечать на вопросы зрителей — до, во время и после фестиваля. Запускайте предпродажи с максимальным фан-сервисом для аудитории. 

Не забывайте о постпромо. Рассказывайте о том, как прошёл фестиваль, — и для посетителей, и для тех, кто всё пропустил. Публикуйте фотоотчеты, напомните СМИ, с которыми вы договорились о репортаже, что ждёте тексты, размещайте отзывы в соцсетях и зафиксируйте все эти материалы в коммерческом предложении для партнёров фестиваля на следующий год. Поддерживайте интерес к мероприятию в течение всего года.