Как организовать тур

В России постепенно снимают ограничения на проведение концертов. Многие отечественные группы уже планируют осенние выступления по всей стране. «ИМИ.Журнал» публикует подробную инструкцию по организации тура для музыкантов и менеджеров. 

Как ни банально, организацию тура нужно начать с желания и возможности отправиться в путь. На гастроли стоит ехать, если вам уже мало концертов в своем родном городе и столицах или если вы просто хотите отправиться в путешествие, поиграть свои песни и, возможно, что-то заработать. 

Какой бы ни была ваша мотивация, прежде всего, нужно быть уверенными в том, что у вас есть физическая возможность отправиться в тур. Убедитесь, что вас отпустят на несколько недель на работе, что у вас уже сформировался готовый ехать постоянный состав, и что у вас есть аудитория в разных городах.

Первым делом нужно решить, каким именно образом будет организован ваш тур. Есть два принципиально разных способа — с привлечением стороннего организатора или букинг-агентства или силами менеджмента артиста. У каждого из этих вариантов есть плюсы и минусы, которые необходимо учитывать.

Чем отличается сотрудничество с независимыми промоутерами от работы с букинг-агентствами?

Если ваш тур организован букинг-агентством или независимым организатором, с вас снимается большая часть забот: вам не нужно думать о логистике, выборе площадки, брони жилья и прочих организационных вопросах, включая рекламу. 

Организатор берет на себя следующие функции: планирование маршрута и логистика, финансирование перемещений между городами и внутри них, продажи билетов, поиск и бронь жилья, обеспечение райдеров и аренда оборудования, реклама и SMM, работа на площадке в день концерта.

Также организатор будет контролировать музыкантов в туре, следить, чтобы никто не опоздал на саундчек и концерт, не проспал самолет; он поможет решить практически все проблемы, которые могут возникнуть на гастролях — от обеспечения досуга для музыкантов до покупки вышедшего из строя провода. О том, как искать организаторов, мы подробнее расскажем ниже. 

Основные формы сотрудничества с организаторами — гонорар, проценты от билетного вала и договор о минимальной гарантии. Поговорим о каждом из них.

Как устроено сотрудничество по гонорару?  

Вы заранее определяете гонорар за выступление в каждом городе в отдельности (или за весь тур в целом) и заключаете договор с организатором. Он забирает все, что удалось заработать поверх суммы гонорара.

Организатор может предложить вам обойтись без договора или заключить его в начале тура. Мы настоятельно рекомендуем заключать договор до анонсирования концертов. Также советуем в качестве одного из условий договора включать предоплату (как правило, она составляет 50% от гонорара). В этом случае у организатора увеличивается ответственность за успех события: он уже вложил в него средства. Переговоры с организатором рекомендуем вести по электронной почте, там сохраняется история переписки — в отличие от мессенджеров, в которых сообщения можно удалять. 

Вторую часть гонорара вы должны получить либо перед выходом на сцену в каждом городе, либо по окончании серии концертов. Мы настоятельно советуем не затягивать с получением выплат и не соглашаться на переводы «потом», поскольку процесс выбивания денег по переписке — крайне утомительное и неприятное занятие.

Как устроено сотрудничество с выплатой процентов от прибыли с билетов? 

Как правило, 80% этих денег идет музыканту, 20% — организатору или букинг-агентству. 

Всегда стоит помнить о том, чем выручка отличается от прибыли. Выручка — это вся денежная масса, заработанная в туре на билетах. Прибыль — чистый заработок сторон, то есть выручка минус вложения и затраты (дорога, аренда клуба, такси, питание и прочее). 

Таким образом, проценты, которые вы получите, будут считаться не от всей полученной от билетов суммы, а от прибыли. Помните об этом, когда посылаете организатора в магазин за дорогим виски: в конечном счете алкоголь будет вычтен из вашей прибыли. До подсчета вашей доли организатор возмещает себе понесенные расходы.

Как выбрать между гонораром и процентами? Если вы не очень уверены в будущих сборах, то выбирайте гонорар. Если же вам предлагают низкий (по вашему мнению) гонорар и вы верите, что способны на большее, соглашайтесь на проценты. 

Как устроено сотрудничество при договоре о минимальной гарантии 

В последнее время этот вид договоренностей становится все более популярным — минимальная гарантия, гибрид гонорара и процентов. Артисту гарантируется определенная сумма — как правило, меньшая, чем составил бы его гонорар. Все, что сверх этой суммы, делится в пропорции, но менее выгодной для артиста, чем в случае, когда речь идет просто о выплате процентов от прибыли.

Например: гонорар группы X за концерт в городе N составляет 50 000 рублей. Вместо обычных процентов 80 на 20 в пользу группы организатор предлагает им минимальную гарантию 20 000 рублей, а всю прибыль сверху поделить 70 на 30 в пользу группы.

Такой вид договоренностей позволяет минимизировать риски как для артиста, так и для организатора. По договору о минимальной гарантии организаторы часто работают с группами, которые еще не выступали в городе, — из-за того, что сложно спрогнозировать, будет ли заполнен зал на их выступлении. При таком виде сотрудничества артист не останется без денег в случае провала концерта, а организатор избежит больших потерь. В случае успеха обе стороны заработают больше.

Всегда ли нужно обращаться к независимым организаторам концертов и букинг-агентствам?

Казалось бы, организатор берет на себя всю грязную работу, а вам остается только петь, танцевать и хорошо выглядеть — какие могут быть минусы у этого подхода? На самом деле их достаточно.

Даже если вы потратите время на изучение репутации локального промоутера, соберете обратную связь по его предыдущим привозам, это не застрахует вас от некачественной организации концерта или тура. Мало кому хочется остаться в незнакомом городе с концертом, отмененным по вине организатора, задолжавшего деньги и не выходящего на связь.

Слабая рекламная кампания, лень, плохие продажи, отмененные выступления — от этого никто не застрахован, даже если тур организует известное букинг-агентство. Вполне возможно, что оно параллельно взялось за организацию тура другого артиста, который в приоритете у промоутера, а вашими выступлениями он практически не занимается.

В любом случае, если были совершены организационные ошибки, гораздо лучше, если они оказались допущены вашим менеджментом: из этой ситуации вы вынесете опыт, сможете разобраться в проблеме. В случае же неудачного сотрудничества со сторонним организатором вы, скорее всего, получите только имиджевые потери и убытки.  

Кроме того, при грамотной организации тура своими силами вы, вероятно, заработаете больше денег, поскольку не будете платить посреднику-организатору, а заберете себе всю прибыль. Даже если вы едете в тур за большой для вас гонорар, нужно понимать, что если ваш привоз не окупился для организатора, то (пусть вы и получите эти деньги) пострадает ваша репутация: очень многие в музыкальной индустрии будут знать, что ваш проект «не собирает» и с ним лучше не связываться.

Мы рекомендуем обращаться к организаторам в следующих случаях:
 

• Это один из ваших первых туров, у вас нет опыта, и вы хотите посмотреть на процесс организации изнутри.
   
• Вы заняты на основной работе, и у вас нет времени на организацию тура, вы не можете позволить себе качественный менеджмент.
   
• Вы едете в тур в Европу, Беларусь или в Украину. За пределами России обойтись без организаторов достаточно сложно, так как, не будучи местным, вы столкнетесь с трудностями при попытках наладить продажи билетов в местной валюте.

Следует также понимать, что вы можете нанимать организатора на определенные части тура и отдельные города, если уверены, что он хорошо знает их специфику и устроит концерт лучше, чем вы и ваш менеджмент.

Далее мы поговорим о самостоятельной организации тура, но эта информация будет полезна в том числе и начинающим организаторам концертов из регионов.

Как продумать логистику?

Прежде чем приступать к переговорам с площадками, нужно понять, куда именно вы едете, составить список нужных городов и определить оптимальный маршрут.

Традиционно туровым сезоном считаются два периода: февраль — апрель и вторая половина сентября — конец декабря. Лето считается фестивальным периодом, а январь — мертвый сезон. Кроме того, планируя гастроли, учитывайте, что зимой может быть очень холодно — именно поэтому многие музыканты ездят в туры весной и осенью.  

К организации тура мы советуем приступать как минимум за 4 месяца до поездки. Например, если вы планируете выехать в сентябре, то составить маршрут и начать переговоры нужно в мае, анонсировать тур в июне и за 3 месяца провести рекламную кампанию.

Также нужно определить, какой вид транспорта вы будете использовать. Вот основные:

• Самолет
• Поезд
• Междугородние автобусы и электрички
• BlaBlaCar
• Минивэн или автобус, как правило, арендованные

Плюсы и минусы перемещения на самолете 

Кажется, плюсы перемещения на воздушном транспорте очевидны, но на всякий случай проговорим их: именно самолет позволяет наиболее быстро преодолеть расстояние между двумя точками в кратчайшие сроки. Второй важный момент — комфортность перемещения.

Впрочем, воздушный транспорт может оказаться слишком дорогим для артиста. Следует учесть также, что у музыкантов в туре обычно много багажа, за который нужно платить отдельно. Ценное и хрупкое оборудование лучше не сдавать в багаж, а брать в салон — за дополнительную плату. Лучше заплатить дополнительно несколько тысяч рублей, чем получить в день концерта разбитую гитару. 

Кроме того, багаж может быть утерян сотрудниками аэропорта или по ошибке отправлен в другой город. Если музыкант накануне или в день концерта оказался в чужом городе без багажа или без части оборудования, это ставит под угрозу выступление и оборачивается огромной головной болью для менеджера артиста: вместо решения рабочих вопросов по туру он должен потратить много времени и сил на общение с представителями авиакомпании, составление письменных претензий, походы на почту и не только.

Летать между каждой парой городов группой из пяти человек практически невозможно, если вы, конечно, не собираете стадионы. Да и не нужно. Самолет стоит рассматривать скорее как вспомогательный вид транспорта, который позволит переместиться между удаленными точками тура.

Чтобы снизить количество перелетов, мы рекомендуем составлять круговые маршруты. Так, условно, вы начнете тур в своем родном Екатеринбурге, поедете в сторону Москвы, а вернетесь со стороны Сибири. 

Пример: Екатеринбург — Пермь — Киров — Нижний Новгород — Санкт-Петербург — Москва — Воронеж — Ростов-на-Дону — Краснодар — Волгоград — Саратов — Самара — Уфа — Челябинск — Омск — Барнаул — Томск — Красноярск — Новосибирск — Тюмень — Екатеринбург.

Если вы планируете двигаться в одном направлении, то рекомендуем выставлять города в шахматном порядке, чтобы вернуться обратно через пропущенные города. Например: Екатеринбург — (пропускаем Омск) — Новосибирск — (пропускаем Томск и Барнаул) — Красноярск — Томск — Барнаул — Омск — Тюмень — Екатеринбург. Немного увеличатся перегоны между городами, но зато вам не придется лететь из Красноярска домой в Екатеринбург группой из 5 человек с 4 местами багажа.

Плюсы и минусы перемещения на поездах  

Вторым вариантом перемещения между городами являются поезда. Поезд — это очень комфортный способ передвижения. Он позволяет провезти с собой много багажа, а также выспаться в горизонтальном положении. Дополнительные места для багажа можно купить как в купе, так и в плацкарте, оформляются они как обычные билеты с местом. 

РЖД постоянно модернизируют составы, сегодня большинство вагонов оборудованы кондиционерами и розетками в каждом купе, даже в плацкартных вагонах. Еще одним плюсом поездов является их пунктуальность: они очень редко задерживаются и опаздывают, так что из-за них ваш тайминг вряд ли пострадает.

Так как оплата происходит за каждое занятое место, поезда стоит в первую очередь рассмотреть группам с небольшим составом — до 3–4 человек. Если в тур едет больше людей, то этот способ перемещения становится уже достаточно дорогим. Впрочем, всегда стоит ориентироваться на планируемые сборы. Если планируются крупные концерты, то, возможно, перемещаться всей командой с комфортом по железной дороге и имеет смысл, ведь прибыль сможет компенсировать транспортные затраты.

Главным минусом поездов является расписание: между многими городами с этим нет никаких проблем, но в некоторых направлениях поезда могут ходить только в неудобное для вас время, что приведет к дополнительным дэй-оффам (от англ. day off — свободные дни в туре), а значит, и расходам. Между некоторыми городами, даже расположенными недалеко друг от друга, поезда могут ходить не каждый день или не ходить вовсе. Эти моменты достаточно сложно учесть заранее, поскольку точное расписание появляется только за 3 месяца. Например, крайне нестабильным является расписание между Мурманском и Архангельском. Мурманск — Архангельск — это два прицепных вагона, которые обычно ходят через день, но не всегда, хотя эти два города расположены относительно недалеко друг от друга. И если вам не повезло и в нужный вам день поезда нет, вам придется лететь с пересадкой в Санкт-Петербурге. Также нужно тщательно проверять железнодорожное сообщение между городами Поволжья: как правило, главными ветками являются радиальные направления от Москвы, а по условной хорде Самара — Казань поезда ходят очень редко.

Плюсы и минусы перемещения на автобусах и попутках 

В случае, если между какими-то городами в нужный день отсутствует ж/д сообщение, вам на помощь могут прийти пересадки, электрички и междугородние автобусы. Электрички можно использовать между находящимися рядом городами, например Брянском и Тулой. Или, скажем, доехать из Нижнего Новгорода во Владимир на «Стриже».

С междугородними автобусами сложнее. Если на автобус можно купить билет через интернет заранее, то все в порядке. Но бывают случаи, когда билет можно приобрести только на автовокзале в день поездки. Это стресс, и подобных ситуаций очень желательно избегать, поскольку всегда есть вероятность внезапной отмены того или иного рейса. Все билеты необходимо покупать заранее. Иногда можно встретить частные регулярные перевозки, зачастую не от автовокзала, а от какой-то другой точки в городе. Ими можно пользоваться, если других вариантов добраться в нужное время в нужный город нет. 

Про автобусы также стоит понимать, что это гораздо менее комфортный способ передвижения, чем поезд. Тем более заранее зачастую неизвестно, повезет ли вас комфортабельный Volvo или вам суждено трястись в «Газели». Кроме того, существенным минусом является непредсказуемость трафика: на дорогах России вполне можно встать в многочасовую пробку и опоздать на концерт. 

Самым последним из видов перевозок стоит рассмотреть BlaBlaCar. Вернее, по возможности не рассматривать его вообще, поскольку водитель, которого вы выбираете в приложении, ничем вам не обязан. Ему совсем не обязательно приезжать именно к тому времени, к которому нужно вам. Он может опоздать на несколько часов, отменить поездку и так далее. Планировать что-то в случае с BlaBlaCar невозможно. Да, это дешево, но этот способ передвижения может поставить под угрозу проведение сразу нескольких ваших концертов.

Плюсы и минусы перемещения на минивэне 

Группам с большим количеством участников целесообразно на весь тур арендовать минивэн или даже автобус с водителем. Зачастую это может быть дешевле, чем перемещаться на поездах. Также следует обратить внимание на то, что в этом случае вы также существенно сэкономите на передвижениях на такси по городу. Минусом же здесь является то, что вы не привязаны к жесткому таймингу регулярных перевозок, что чревато наслоением друг на друга разных мелких задержек. Вэн может встать в пробку или вообще попасть в аварию, что поставит под угрозу весь дальнейший тур.

Существует довольно большое количество схем, по которым можно поехать в тур на вэне, — каждая группа исходя из своих вводных данных выбирает свой. Некоторые покупают собственный вэн, на котором можно будет ездить в следующие туры (или продать). У кого-то есть свой водитель. Но мы рассмотрим ситуацию, когда нет ни вэна, ни водителя и нужно арендовать и то и другое.

Первой схемой аренды вэна является оплата по фактическому километражу. Группа предоставляет транспортной компании свой график в формате «дата — город», арендодатель высчитывает примерный километраж поездки, и на основании этого определяется примерная стоимость поездки (пробег умножается на ставку за 1 километр). Например, 10 000 километров умножить на 17 рублей = 170 000 рублей. Затем вносится небольшая предоплата, а расчеты осуществляются в каждом городе по пройденному километражу. Важно, что при этом виде расчетов возможны санкции за простой автомобиля (от 3000 рублей, в зависимости от модели).

Если планируется более свободный маршрут или очень длительный тур, то имеет смысл договориться на более низкую покилометровую оплату, но зато самостоятельно оплачивать топливо, проживание и питание водителя, платные дороги и прочие расходы.

Также есть вариант, при котором вы договариваетесь с компанией-прокатчиком на фиксированную сумму на весь тур (включая топливо). Однако различные бытовые расходы, пошлины и прочие платежи вам придется оплачивать отдельно.

И последняя схема, которая чаще применяется в европейских турах. При ней устанавливается плата за пользование вэном на каждый день исходя из определенного пробега. Топливо и бытовые расходы водителя оплачиваете вы. Для зарубежных поездок эта схема актуальна потому, что стоимость топлива может очень сильно разниться от страны к стране.

Также нужно учесть, что в этом случае вам практически не будет суждено выспаться в дороге, поскольку в сидячем положении невозможно добиться по-настоящему качественного сна. Заодно обратите внимание на то, что водителю противопоказано садиться за руль утомленным, поэтому в каждом городе все равно придется искать жилье как минимум для того, чтобы выспался водитель. С учетом этих факторов можно сказать, что этот способ передвижения вряд ли выигрывает в скорости у поездов.

Как понять, в каких городах выступать?

Итак, вы определили сроки проведения тура и определились с основным видом транспорта. Теперь пришло время выбрать конкретные города. Какие из них выбрать? В каких городах ходят на концерты, а в каких нет?

Здесь мы вам поможем и составим небольшой рейтинг городов по концертным сборам. В первую очередь нужно выбирать города с более высоким рейтингом. Вы можете ездить в туры два раза в год — осенью и весной. Но мы не рекомендуем ездить в один и тот же город два раза в год, кроме, конечно, Москвы и Санкт-Петербурга. 

Рейтинг городов:

A+ Москва

A Санкт-Петербург

A- Киев, Минск, Новосибирск, Екатеринбург

В городах с рейтингом «А» вы практически в каждый концертный сезон можете рассчитывать на высокие сборы. В Москве и Санкт-Петербурге вы можете давать даже два больших концерта в год без ущерба посещаемости. 

Мы рекомендуем составить маршрут так, чтобы крупнейшие города попадали на пятницы, субботы и воскресенья, чтобы собрать еще больше людей, а каждый понедельник делать дэй-оффы. Также не делайте больших пауз между городами, поскольку во время дэй-оффов вы ничего не зарабатываете, но зато тратите деньги на основные статьи расходов: жилье, такси, еда. Скорее всего, возрастут расходы на развлечения. Но совсем без дэй-оффов тоже нельзя, поскольку вам нужно не только отдыхать, но и, например, стирать вещи.

B+ Владивосток, Воронеж, Казань, Краснодар, Красноярск, Нижний Новгород, Самара, Ростов-на-Дону

B Алматы, Архангельск, Белгород, Витебск, Волгоград, Гомель, Иркутск, Калининград, Курск, Липецк, Мурманск, Пермь, Саратов, Томск, Тула, Хабаровск, Харьков, Ярославль

B- Астана, Барнаул, Брянск, Варшава, Владимир, Днепр, Ижевск, Кемерово, Киров, Львов, Одесса, Омск, Оренбург, Пенза, Петрозаводск, Прага, Рига, Смоленск, Тверь, Тюмень, Уфа, Челябинск, Чита

Города с рейтингом «B» вы тоже можете смело ставить в свой тур. При правильном подходе к организации в них можно собрать значительную аудиторию, лишь немногим уступающую, например, Новосибирску. Но города этой группы гораздо более непредсказуемы. Также закладывайте в свои планы разное ценообразование. Если в Москве вы уверенно собираете залы при цене билета 1000 рублей, в городах категории «А-» билет уже не должен стоить дороже 700–800 рублей, а в городах категории «B-» — максимум 500 рублей.  

В случае, если вы хотите отправиться в по-настоящему масштабный тур или же образовались большие пустоты из-за логистики (например, если не удалось договориться о выступлении в каком-то городе), можете также рассмотреть следующие города: Астрахань, Берлин, Великий Новгород, Вильнюс, Вологда, Иваново, Калуга, Кострома, Курган, Магнитогорск, Набережные Челны, Псков, Рязань, Сочи, Ставрополь, Сыктывкар, Таллин, Тамбов, Тольятти, Ульяновск, Улан-Удэ, Хельсинки, Череповец. 

В этих городах сборы, скорее всего, будут заметно ниже, чем в предыдущих, но зато вы сможете насладиться теплотой местной публики, не избалованной частыми концертами. Также мы включили сюда заграничные города, в которых достаточно много русскоязычного населения.

Также существуют непредсказуемые северные города, в которые редко ездят из-за их удаленности, например Норильск или Якутск. Некоторые артисты собирают в этих городах очень много людей: например, рок-группы типа Sonic Death и «Пасош» были очень довольны выступлениями в Якутске.

Кроме того, планируйте туры с учетом музыкального стиля, в котором работает ваш проект. Если вы играете не инди-музыку, а поп или рэп, то можете рассмотреть кавказские регионы России, а также ближнее зарубежье — Баку, Ташкент, Бишкек и так далее. Постпанк в этих городах не очень котируют, а вот с поп-материалом вы вполне можете отыграть там замечательные концерты.

Как подобрать площадки для выступлений?  

Теперь поговорим о том, как найти площадку в нужном вам городе. Начнем с того, что из некоторых городов вы будете получать предложения сыграть там концерт. Есть смысл включить их в тур, более того — сделать их отправной точкой при составлении вашего маршрута.

Советуем накапливать поступающие предложения: во-первых, они поступают от промоутеров, которые изначально заинтересованы в вашем выступлении, что уже само по себе плюс. Во-вторых, при наличии нескольких таких предложений вы сможете понять, как лучше выстраивать тур: если вас приглашают выступить в Ростове-на-Дону и Краснодаре, можно поехать на юг, при наличии предложений из Сибири — на восток. 

Но если предложений нет, то площадку придется искать. Проще всего это сделать, посмотрев, где играли в этом городе схожие с вами артисты. Можете узнать их мнение о площадке, профессионализме и порядочности персонала, посмотреть фотографии, чтобы понять, подходит вам этот вариант или нет.

Кроме того, можно воспользоваться поиском мероприятий во «ВКонтакте». Зайдите в поиск сообществ, впишите название нужного вам города в строку поиска и сделайте вывод только мероприятий — как предстоящих, так и прошедших. Так вы гарантированно найдете несколько площадок, на которых проводятся концерты в этом городе. Далее выберите самые подходящие по фото. У некоторых в открытом доступе есть райдер, по которому вы можете заранее оценить вместимость, техническую оснащенность и так далее. Также вы можете воспользоваться агрегаторами мероприятий, например Afisha.ru.

Если площадку все равно найти не удалось, но вы узнали о клубе, который уже закрылся, свяжитесь с кем-то, кто там работал: они знают этот бизнес и смогут вам помочь. Возможно, в городе недавно открылась или скоро открывается новая площадка, и они подскажут вам, к кому обратиться. После того как вы найдете одну, а лучше несколько подходящих вам площадок, можно начать переговоры.

Как вести переговоры?

В переговорах с площадками вам или вашему менеджеру следует придерживаться делового стиля общения: это продемонстрирует серьезность ваших намерений и докажет, что вы профессионал. Помните, что переговорный процесс — это ваша витрина. Нужно не затягивать с ответами, как минимум раз в день отвечать на все поступившие сообщения. Также не забудьте поблагодарить человека, даже если вам не удалось с ним договориться. Помните, что этот тур не последний: будет очень неприятно, если впоследствии вам потребуется написать представителю площадки, вы откроете переписку и увидите, что закончили общение недружелюбно.

Однако вам самим в переговорах с площадками стоит быть готовым к их медлительности и необязательности. Если человек что-то обещал решить до завтра и не отвечает, то не стесняйтесь напомнить о себе.

Будьте вежливы, но настойчивы. Удостоверьтесь, что собеседник вас понимает. Прежде всего вам нужно представить себя и группу, сообщить, что вы планируете посетить с концертом такой-то город и вам приглянулась такая-то площадка. Вам была бы удобна такая-то дата. Спросите, свободна ли она. Если да, то предложите забронировать эту дату за вами. Если дата занята, то поинтересуйтесь насчет других дней; если они вас устроят, то продолжайте переговоры. Если же предложенные даты вас не устраивают, то извинитесь и вежливо попрощайтесь, после чего переходите к другой площадке.

Пять главных вопросов, которые вам нужно решить, — это дата, финансы, райдер, тайминг и персонал на площадке. Именно в таком порядке. 

После того как выяснится, что нужная вам дата свободна, узнайте, какая форма оплаты принята в этом заведении. Как правило, это либо аренда, либо проценты. 

Аренда может зависеть от дня недели — эта сумма обычно фиксированная, и нужно понять, устраивает она вас или нет. Вы, конечно, можете немного поторговаться, но вам вряд ли пойдут навстречу. Аренда часто зависит от дня недели, когда самые «‎хлебные» дни недели стоят дороже. Иногда встречается зависимость аренды от числа собранных людей: чем меньше, тем выше аренда.‎

Проценты обычно бывают либо 70 на 30 в пользу артиста, либо 80 на 20. Здесь как раз зачастую можно выторговать себе немного более выгодный процент. Также обговорите затратную базу, которая будет подлежать возмещению. Со стороны площадки это обычно звукорежиссер, гардеробщик, охрана, билетер. Попробуйте сократить этот список, например сказав, что гардеробщик и охрана не относятся к вашему мероприятию, а должны в любом случае присутствовать на площадке. Также включите ваши расходы: дорогу, проживание, рекламу, иногда питание. Не забудьте зафиксировать ваши договоренности и хотя бы приблизительные суммы. Переписку с площадками и организаторами советуем вести по электронной почте. 

Не занижайте эти суммы, потому что, если при итоговых расчетах выяснится, что они на порядок больше, возникнет неприятная ситуация. Сообщайте площадке о любых изменениях в смете и требуйте от них того же.

В случае с арендой мы рекомендуем подписать договор. Но постарайтесь обойтись без предоплат, так как площадка в незнакомом городе может закрыться и получить  свои деньги назад будет очень тяжело. Если вы отправляете предоплату, то удостоверьтесь, что отправляете ее человеку, который уполномочен ее получать.

Затем райдер. Вам обязательно нужно удостовериться, что площадка покрывает потребность вашей группы в нужном оборудовании. Для этого запросите райдер площадки и отправьте свой. Если вам задают вопросы — это хорошо: значит, к проведению концерта люди относятся серьезно. Уточните, все ли требуемое оборудование есть на площадке, спросите, все ли понятно в предоставленном райдере. Также вам нужно будет поговорить со звукорежиссером клуба и согласовать список нужного оборудования.

Если на площадке есть не все требуемое оборудование, то вам, скорее всего, потребуется его добор у прокатной компании. Этим, как правило, занимается клуб. Согласуйте стоимость добора и не забудьте включить ее в затраты, если вы договорились на проценты. Если у вас аренда, вы можете попробовать снизить ее сумму на стоимость добора оборудования, клубы часто идут навстречу музыкантам.

После того как вы согласовали дату, оплату и райдер, вы можете анонсировать концерт и продавать билеты.

Но переговоры на этом не завершаются. Следующий важный вопрос — тайминг. Вам нужно время на саундчек (у одного артиста он занимает три часа, другому хватит часа — эти условия должны быть прописаны в техническом райдере), а площадке — минимум час на запуск людей. Все арендуемое оборудование должно быть на площадке к началу саундчека. Также обговорите момент окончания мероприятия. Многие площадки после вечернего концерта проводят ночные мероприятия, поэтому желательно, чтобы к моменту его начала была освобождена гримерка, а ваши слушатели ушли домой.

И наконец, не упускайте из виду все, что связано с персоналом: есть ли гардероб, кто будет стоять на входе, сколько требуется охранников, кто все это оплачивает. Все эти вопросы очень важны, поскольку от них напрямую зависит удовольствие публики от посещения мероприятия.

Какое бронировать жилье?

Перед выездом в тур, помимо договоренностей, нужно сделать и проконтролировать большое количество вещей. Во-первых, если вы едете на поездах, у вас должны быть куплены билеты во все точки маршрута, вы должны все просчитать, чтобы избежать накладок, чтобы музыканты успели поесть, поспать, принять душ и так далее. У вас должно быть представление о массе сдаваемого в аэропорту багажа. Должны быть приобретены все багажные билеты (кстати, на автовокзалах их, как правило, нужно покупать непосредственно перед отправлением).

Билеты на поезд появляются в продаже за 3 месяца.

Также вам необходимо забронировать жилье. Есть три основных типа жилья: гостиница, съемная квартира, вписка.

Гостиницы и их подвид — хостелы — довольно стабильный вид жилья. Вы можете их забронировать заранее по меньшей цене на сайтах типа booking.com. Тогда вы будете уверены в том, что номера будут вас ждать в нужный день в нужное время. Большая группа может взять общий номер в хостеле, маленькая — разместиться в двухместном или трехместном. Обычно это дешевле, чем снимать однокомнатную квартиру.

Однако у гостиниц есть существенный минус — время заселения. Чаще всего это 13:00–14:00. Прибыть в город именно в это время удается далеко не всегда, а гостиницы крайне неохотно идут на сдвиг по времени заселения. Поэтому, если вы приезжаете в город, например, в 3 часа ночи, придется бронировать лишние сутки.

С владельцами квартир эти вопросы, как правило, решить намного легче, тем более что двухкомнатная квартира будет дешевле двух раздельных номеров. Если музыканты в вашей группе ценят комфорт и уединение, то, возможно, лучше переплатить за квартиру, в которой у каждого была бы своя комната, чем бронировать аналогичное количество номеров в гостинице.

Особняком стоят вписки. Они подойдут начинающим музыкантам. Стоит понимать, что зачастую на вписке может быть организована пьянка и группа не сможет выспаться, если с утра им выезжать в другой город. Существенный плюс вписок — бесплатность, это позволит начинающим музыкантам сэкономить.

При выборе жилья уточняйте базовые вещи: удаленность от клуба и вокзала, наличие горячей воды и так далее. Одно только расположение жилья рядом с клубами способно сэкономить вам до 1000 рублей в день на такси. И это относится к каждому городу тура.

Как продавать билеты?

Итак, вы спланировали маршрут и договорились с площадками о концертах. Теперь поговорим о запуске концертов и продаже билетов.

Во время переговоров с площадками вам желательно также подписать договор с сервисом по продаже электронных билетов. Мы не будем вам рекомендовать какой-то один — этих сервисов несколько: Qtickets, Ticketscloud, Ponominalu, Timepad. Их функционал во многом схож. Выбирайте сервис исходя из наличия следующих опций:

• Возможность создания приложения «ВКонтакте» (благодаря этому приложению билет можно будет купить напрямую из встречи или паблика артиста)
   
• Возможность создания промокодов и акций
   
• Возможность интеграции виджета мероприятия на свой сайт
   
• Возможность гибкого управления количеством билетов в наличии
   
• Возможность загрузки схем рассадки (для площадок с ВИП-местами за столиками)
   
• Возможность интеграции с пикселями «Яндекса», Google и Facebook (это позволит вам запускать догоняющую рекламу тем, кто заинтересовался вашим мероприятием настолько, что зашел на сайт билетного оператора)

После выбора оператора заключите с ним договор; процедура оформления договора у каждого оператора своя и, как правило, доступно объясняется представителями сервиса. Площадки по продаже билетов берут процент за свои услуги, обычно для физических лиц он выше, поэтому имеет смысл оформить ИП или статус самозанятого. Если вы оформляете статус самозанятого, уточните у оператора, работают ли они с самозанятыми и на каких условиях. Если условия такие же, как для физических лиц, то лучше оформите ИП или обратитесь к другому билетному оператору.

Заключение договора занимает некоторое время, поэтому желательно этим заниматься параллельно с переговорами с площадками.

Также вы можете договориться с площадкой о печати бумажных билетов, желательно с красивым дизайном. Их можно продавать в кассе клуба или за барной стойкой. Но в настоящее время бумажный билет — это скорее приятный сувенир, а основные продажи идут через интернет. Поэтому не печатайте сразу большой тираж. Лучше потом допечатать, чем выкидывать непроданные билеты.

После того как вы получите доступ к личному кабинету, создавайте встречи во «ВКонтакте» и страницы продажи билетов на сайте оператора. Обязательно укажите дату, город, место проведения и адрес как во встрече, так и на сайте оператора. Укажите тайминг мероприятия: во сколько планируется вход, а во сколько — выступление артиста. Проследите, чтобы информация не противоречила официальной афише и была везде одинаковой. Не забывайте о разнице во времени и помните, что «ВКонтакте» устанавливает время по вашему часовому поясу. Это означает, что если вы создаете встречу в Москве для новосибирского концерта, то нужно указывать время не 19:00, а 15:00. Обязательно укажите возрастные ограничения. Если их нет, то напишите об этом. Правильно изложив всю эту информацию, вы избавите себя от ответов на большинство вопросов, которые возникают у людей по поводу проведения концерта.

После заполнения всех вышеупомянутых полей добавьте цены и нужное количество билетов. Теперь можно официально анонсировать ваши мероприятия в соцсетях артиста.

Воронка продаж и другие маркетинговые советы 

Теперь поговорим о том, как осуществлять продажу билетов. Для этого мы сделаем краткий экскурс в маркетинг.

Начнем с понятия «воронка продаж». Эта модель известна еще с 1920-х годов. Взаимодействие потребителя с товаром в ней разделено на несколько уровней, каждый из которых расположен под предыдущим — таким образом, графическое отображение модели действительно напоминает воронку. Уровни называются так: «неосведомленность», «осведомленность», «интерес», «желание», «покупка».

Модель иллюстрирует простую мысль: прежде чем люди купят билет на ваш концерт, им нужно узнать о том, что он состоится, затем этот концерт должен им стать интересен, после этого у них может появиться желание купить билет, и только потом совершается покупка.

На каждом этапе воронки продаж люди «отваливаются»: уровень «покупка» — самый маленький. И это логично. Но зато, зная эту базовую информацию, легко понять, что работа над каждым уровнем воронки продаж кратно повышает уровень этих самых продаж.

Многие ограничиваются рассылкой пресс-релизов в СМИ и паблики во «ВКонтакте», а также рассылкой приглашений из встреч, работая тем самым только с повышением осведомленности. Однако человек, знающий о вашем концерте, совершенно не обязательно хочет купить на него билет, даже если он положительно относится к вашему проекту. 

Для начала вам нужна посадочная страница. В большинстве случаев ею может быть встреча во «ВКонтакте», но также имеет смысл приводить людей на сайт группы или сделанную специально для тура страничку лендинга со всеми датами и ссылками на билеты. Преимуществом лендинга является то, что вы можете вмонтировать в него любые метрики и пиксели ретаргетинга, чтобы впоследствии изучать аудиторию и использовать догоняющую рекламу. В интернете можно найти большое количество шаблонов для лендингов под любые цели. Также обязательно везде указывайте ссылку на покупку билетов на самом видном месте: страница концерта на сайте билетного оператора будет вашей второй посадочной страницей.

Как рекламировать концерты в туре? 

Реклама концерта — это в том числе расклейка афиш по городу, реклама на радио, по местному ТВ. Но независимому артисту было бы логично ограничиться только рекламой в интернете, поскольку именно там сосредоточена почти вся его аудитория, до которой можно точечно достучаться.

Основная рекламная площадка для концертов в России — это «ВКонтакте». Она предоставляет самые удобные инструменты для работы с аудиторией — вы можете транслировать рекламу подписчикам вашего сообщества, а также тем, кто активен в нем. Недавно появилась опция трансляции объявлений тем, кто слушает того или иного артиста. Есть возможность загрузки своих списков пользователей — например, никто не запрещает вам собрать стороннюю базу (допустим, людей, добавивших треки артиста в свои аудиозаписи) и рекламироваться на нее. В дальнейшем аудиторию можно отсеивать: например, тем, кто проявил интерес к концерту, транслировать одну рекламу, а тем, кто проигнорировал, — совершенно другую. Плюс к этому рекламный кабинет «ВКонтакте» достаточно прост в освоении — для того чтобы все понять, достаточно пару часов почитать гайды и посмотреть туториалы.

Другими площадками являются Facebook, Instagram, «Яндекс.Директ» и Google.Ads. Facebook предлагает существенно меньшие возможности для рекламы концертов, в России его можно использовать для пиара выступлений в Москве и Петербурге. Но если мы говорим про Европу, в том числе Украину и Беларусь, то там это основные инструменты привлечения зрителей. Можно найти успешные кейсы рекламы концертов через истории Instagram. «Яндекс» и Google могут быть привлечены на поздних этапах для приведения к продаже тех, кто уже точно хочет купить билет, но об этом позже.

Пиар — это очень многозначное понятие. В нашем случае мы будем иметь в виду под пиаром взаимодействие со СМИ, пабликами, блогерами и так далее. Прежде всего обратитесь к представителю клуба, в котором вы играете: у него могут быть контакты дружественных местных журналов и пабликов, разместите там анонсы вашего концерта. Некоторым изданиям может быть интересно взять интервью у вашего артиста, возможны и другие виды взаимодействия — например, составление плейлистов. Не сбрасывайте со счетов местные радио- и телекомпании: у них зачастую нет жестких рамок формата, организовать там выступление или разговор в эфире значительно проще, чем в федеральных СМИ. Способов огромное количество, иногда они могут неплохо сработать и повысить узнаваемость артиста в городе. Сам же факт тура может быть освещен и в так называемой федеральной прессе.

Далее поговорим о маркетинговых инструментах, которые помогут вам подтолкнуть к покупке тех, кто уже знает о концерте. Во-первых, если вы уже провели сегментирование аудитории «ВКонтакте» на тех, кто заинтересовался вашим концертом, и на тех, кто нет, то последним можно предложить промокод, создав соответствующее рекламное объявление. Главное — сделать его секретным, не постить в самой встрече (рекламный кабинет «ВК» позволяет это), а также исключить тех, кто проявил интерес к концерту, поскольку для вас будет лучше, если эти люди купят билет за полную стоимость. Также могут подействовать, например, парные билеты, поскольку у человека могут быть друзья, которым захочется сходить на концерт. Смысл парного билета в том, что он дешевле, чем два билета по отдельности.

Для людей, которые заинтересованы в концерте, есть свои маркетинговые инструменты — прежде всего ограниченность предложения и угроза повышения цены. Поэтому мы рекомендуем вам добавлять билеты небольшими партиями, постоянно указывая на их ограниченность. Стартовать имеет смысл с наименьшей цены и постепенно повышать ее вплоть до самого дня концерта. Все эти действия нужно рекламировать вашей аудитории, которая уже кликала на ваши объявления или вступила во встречу концерта — словом, как-то проявила свой интерес к концерту. Главное — не переборщить и исполнять свои обещания. Если вы объявите о том, что у вас осталось десять билетов за месяц до концерта и они же будут в продаже за неделю до выступления, то люди поймут, что вы блефуете. То же следует сказать о повышении цен: вы можете очень активно доводить до сведения аудитории, что цена повысится такого-то числа, но в назначенный день необходимо в самом деле повысить цену, потому что иначе в следующий раз вам не поверят. В рекламе никогда не нужно врать, запомните это.

Что касается последнего этапа — окончательного стимулирования тех, кто уже хочет купить билет, — то тут нам помогут как раз наши пиксели ретаргетинга и «Яндекс.Директ» и Google.Ads. Они покажут рекламу концерта тем, кто уже кликал на сайт по продаже билетов. У этих площадок большая рекламная сеть, поэтому ваши объявления будут постоянно напоминать людям, что скоро ваш концерт, — везде, от YouTube до сайта Sports.ru.

Соответственно, помните о том, что улучшение каждого из компонентов кампании по продвижению концерта способно в несколько раз увеличить ваши продажи.

Как подготовиться ко дню концерта и безупречно его провести?

В день концерта в туре главная менеджерская задача — соблюдение тайминга. Но в туре ответственность гораздо выше, поскольку возрастает цена ошибки.

Итак, в день концерта вам необходимо убедиться в том, что все пойдет по плану. Что вовремя приедет арендуемое оборудование, что звукорежиссер в курсе, в какое время он должен прибыть на площадку, что музыканты приедут вовремя на саундчек, что сотрудники клуба читали райдер и поэтому саундчек закончится вовремя. Также важно еще раз запостить во все встречи концерта в социальных сетях информацию о тайминге. Так вы сможете исключить негатив — из-за того, что кто-то не так понял, во сколько начинается концерт.

Очень важно организовать быстрый и комфортный проход публики в клуб. И заранее дать инструкции сотрудникам площадки, контролирующим вход. Сами эти инструкции зависят от билетного оператора. Некоторые позволяют арендовать специальный сканер, у других просто нужно поставить на смартфон приложение для сканирования, еще бывает, что нужно выгружать с сайта специальные базы. Убедитесь, что нужный софт установлен, а на входе имеется стабильный интернет (актуально для подвалов). Также убедитесь, что на входе хватает сотрудников для того, чтобы все прошли примерно за час. Порой быстро попасть в клуб не удается из-за охраны: жесткий досмотр — причина очереди. Также не имеет смысла ставить двух контролеров, если потом всех будет проверять один охранник. Это опять-таки создаст очередь. Третий важный момент, который нужно учесть, — быстрая работа гардероба, тоже зависящая прежде всего от количества занятых людей.

Не забудьте обговорить с площадкой точку размещения мерча. Обычно площадки разрешают продавать у себя мерч за небольшую плату или символический процент. Стойка для мерча должна быть готова до запуска людей — выберите для нее достаточно наглядное место внутри клуба, но не около туалета, желательно рядом с выходом из зала.

По поводу мерча также необходимо отметить, что мерч нужно печатать заранее, а также иметь в виду до 3 дней задержки контрагента, ответственного за печать. Если планируется большой тур, в который проблематично взять много мерча, то вполне допустимо допечатывать его в крупных городах по пути маршрута или в городах, в которых планируются дэй-оффы.

Как делают и продают мерч в России

Безусловно, тайминг должны соблюдать и сами артисты, причем это касается не только выхода на сцену или времени саундчека, но и, например, такой вещи, как «Meet and Greet». «Meet and Greet» — это встреча артиста с поклонниками в рамках концерта. Обычно ее устраивают до или после выступления. Во время этой встречи фанаты могут сделать фото с артистом, попросить автограф, задать пару вопросов. «Meet and Greet» продается как отдельная категория билетов и стоит обычно примерно в 2 раза дороже, чем обычный билет.

Если у вас не очень много билетов этой категории, лучше провести «Meet and Greet» после концерта. Если же таких билетов много, имеет смысл выделить отдельный слот перед концертом. Обговорите с клубом, есть ли возможность провести встречу в отдельном помещении, пока происходит запуск людей. Если нет, то лучше провести «Meet and Greet» до основного запуска с так называемым ранним входом. Самое главное — укажите «Meet and Greet» в тайминге концерта. Желательно также продублировать тайминг и инструкции для обладателей билетов на «Meet and Greet» отдельным письмом на почту, поскольку пост во встрече не все могут заметить.

Все эти действия по соблюдению тайминга работают на благоприятное впечатление о концерте. Люди очень не любят, когда их заставляют ждать, когда инструкции непонятны или когда некуда сдать куртку. Если на концерте произошли организационные провалы, то в глазах людей в них виноват артист, которому на них как будто наплевать. Скорее всего, в следующий раз на концерт они не придут.

О важности фото- и видеоотчетов 

Еще один важный момент — фиксация вашего концерта. Договоритесь заранее с фотографами или видеооператорами, аккредитуйте их. Фотографа можно также привлечь на «Meet and Greet», потому что людям будет приятно потом получить качественное фото встречи с кумиром. Этими фото фанаты будут делиться в соцсетях и поддерживать благоприятный образ вашего проекта. Помните: усилия по промоушену в городе и успешное выступление, как правило, отлично работают на перспективу — в следующем туре ваш концерт в том же городе, скорее всего, сможет собрать еще большую аудиторию. 

Профессиональная фотосъемка концерта тоже очень важна. Она позволяет грамотно составить пострелиз, создав впечатление не рядового концерта, а настоящего шоу. Выкладывайте красивые фото после мероприятия, не забудьте сказать спасибо тем, кто пришел. Можете мотивировать людей делиться впечатлениями, делая репосты их отзывов о концерте, например, в истории инстаграма или во встречу концерта во «ВКонтакте».

Как эмоционально не выгореть в туре?

Напоследок затронем психологический аспект тура. Некоторые музыканты, отправляясь в первый тур, испытывают иллюзии, что их ждут веселые приключения и немедленный успех. Однако в действительности все сложнее. Вам придется ехать тысячи километров в экстремальных условиях — на холоде или в жару, по плохим дорогам, спать где придется, расстраиваться из-за низких сборов и так далее.

Мы бы хотели донести до вас, что перед поездкой в тур очень важно определиться с целью самого тура. Если вы едете для того, чтобы «угореть», выпить на вписке, то эта глава не для вас. Но если вы думаете о развитии своей группы, планируете заниматься музыкой и дальше и стремитесь, чтобы она стала вашим основным занятием, стоит прислушаться к тому, что тут написано.

Итак, зачастую тур — это скучное и рутинное занятие. Вы методично едете из города в город, в каждом городе у вас один и тот же график: квартира, еда, саундчек, концерт, вокзал. Вы каждый день играете одни и те же песни. Каждый день рассказываете одни и те же истории разным людям. Все это может утомить, и вам расхочется этим заниматься.

Мы бы хотели дать вам несколько советов, которые могут помочь психологически справиться с туром. 

Подумайте о развлечениях заранее. Помните, что далеко не везде в России есть широкополосный доступ в интернет. Поэтому вам заранее нужно скачать себе книги, оформить подписку на YouTube-Premium (позволяет скачивать видео на смартфон), скачать офлайн-игры, фильмы, сериалы и так далее.

С пользой проводите дэй-оффы. Не стоит весь день спать, даже если и очень хочется. Помните, что вы находитесь в незнакомом городе, в котором, возможно, никогда больше не побываете. Посмотрите интересные места, достопримечательности. Установите приложение TripAdvisor: с помощью него вы сможете узнать о достопримечательностях поблизости, а также о недорогих заведениях с хорошей кухней. Не стоит каждый день есть в «Макдоналдсе», пробуйте что-то новое — тем более если вы следовали нашему совету и ставили крупные города на конец недели, а дэй-оффы — на понедельник. Тогда этот дэй-офф вы сможете провести в большом городе. Будьте уверены, в Нижнем Новгороде или Красноярске есть чем заняться.

Не спешите высказывать претензии товарищам по группе. Помните о том, что это стрессовая ситуация и для них тоже и обычное замечание может привести к серьезному скандалу. Очень многие группы ссорятся в туре и даже распадаются после них. Поэтому не стоит быть токсичным и лишний раз ныть о том, как все плохо и скучно. Отложите эти разговоры до того момента, как вы вернетесь домой: возможно, к этому моменту вы вообще забудете о своих претензиях.

Предыдущий совет работает и в обратную сторону. Если ваш товарищ напрасно критикует вас за что-то, отнеситесь к этому с пониманием: он сейчас находится в стрессовой ситуации. Лучше постараться доброжелательно сгладить зарождающийся конфликт.

По возможности ограничьте себя в алкоголе. Вы можете сорвать тайминг, испортить концерт, потерять дорогое оборудование. В конце концов, двухдневный перегон Чита —Хабаровск был бы не таким тяжелым без похмелья.

С уважением относитесь к публике, площадкам и городам, даже если вам они не нравятся. Если вы из Москвы, не выпячивайте свою «столичность» и не демонстрируйте презрение к провинции. Если вам не по душе бар, в котором вы играете, не стоит устраивать из-за этого скандал: в конце концов, вы сами его выбрали. Выкладывайтесь на каждом концерте, чтобы вас запомнили и пришли в следующий раз. Даже в другом городе: многие люди из малых городов переезжают в Москву или Санкт-Петербург. Вам же не нужно, чтобы они перестали на вас ходить из-за того, что вы плохо высказались об их городе или его жителях. Люди обычно очень болезненно на это реагируют.

Если вы интроверт, то ограничьте общение. Нет ничего плохого в том, чтобы не идти с кем-то выпивать, а спокойно почитать в отдельной комнате. Вам и вашей группе будет лучше, если вы избежите переизбытка общения и будете в хорошем настроении.

Возьмите в тур аптечку. Конечно, это весьма опосредованно относится к психологическому выгоранию, но тем не менее противодиарейное средство сможет быстро привести вас в порядок. А психологически выгореть в туре гораздо проще, заболев ангиной.

Тоже преимущественно бытовой совет: возьмите теплые вещи. В условном октябре вы можете буквально за одну гастрольную неделю переместиться из +20 в Краснодаре в –20 в Перми. Винить за то, что вы оставили дома теплую парку, вам останется только себя.

Вот в целом и все. Следуйте нашим советам, ездите по стране и организуйте хорошие туры!