Как подобрать площадки и вести с ними переговоры

Как подобрать площадки для выступлений

Из некоторых городов вы сами будете получать предложения сыграть концерт. Эти города есть смысл включить в тур, более того — стоит сделать их отправной точкой при составлении маршрута.

Советуем накапливать поступающие предложения. Во-первых, они исходят от промоутеров, которые изначально заинтересованы в вашем выступлении. Во-вторых, при наличии нескольких таких предложений вы сможете понять, как лучше выстраивать тур: если вас приглашают выступить в Ростове-на-Дону и Краснодаре, можно поехать на юг, при наличии предложений из Сибири — на восток.

Но если предложений нет, площадку придется искать. Проще всего это сделать, посмотрев, где играли в этом городе схожие с вами артисты. Узнайте их мнение о площадке, профессионализме и порядочности персонала.

Кроме того, можно воспользоваться поиском мероприятий во «ВКонтакте». Зайдите в поиск сообществ, впишите название нужного вам города и сделайте вывод только мероприятий — как предстоящих, так и прошедших. Так вы гарантированно найдете несколько площадок, на которых проводятся концерты в этом городе. Далее выберите самые подходящие по фото. У некоторых в открытом доступе есть райдер, по которому вы можете заранее оценить вместимость и техническую оснащенность. Также вы можете воспользоваться агрегаторами мероприятий —  например, Afisha.ru.

Если площадку все равно найти не удалось, но вы узнали о клубе, который уже закрылся, свяжитесь с кем-то, кто там работал. Возможно, в городе недавно открылась или скоро откроется новая площадка, и они подскажут вам, к кому обратиться. После того как вы найдете одну, а лучше несколько подходящих площадок, можно начать переговоры.

Как вести переговоры с площадками

В переговорах с площадками придерживайтесь делового стиля общения: это продемонстрирует серьезность ваших намерений и докажет, что вы профессионал. Нельзя затягивать с ответами: как минимум раз в день отвечайте на все поступившие сообщения. Также не забудьте поблагодарить человека, даже если вам не удалось с ним договориться. Помните, что этот тур не последний: будет очень неприятно, если впоследствии вам потребуется написать представителю площадки, вы откроете переписку и увидите, что закончили общение недружелюбно.

При этом вам самим в переговорах с площадками стоит быть готовым к их медлительности и необязательности. Если человек что-то обещал решить до завтра, а теперь не отвечает, не стесняйтесь напомнить о себе.

Будьте вежливы, но настойчивы. Удостоверьтесь, что собеседник вас понимает. Прежде всего вам нужно представить себя и группу, сообщить, что вы планируете посетить с концертом такой-то город и вам приглянулась такая-то площадка. Вам была бы удобна такая-то дата. Спросите, свободна ли она. Если да, то предложите забронировать эту дату за вами. Если дата занята, поинтересуйтесь насчет других дней; если они вас устроят, продолжайте переговоры. Если же предложенные даты вас не устраивают, вежливо попрощайтесь, после чего переходите к другой площадке.

Пять главных вопросов, которые вам нужно решить, —  это дата, финансы, райдер, тайминг и персонал на площадке. Именно в таком порядке.

После того как выяснится, что нужная вам дата свободна, узнайте, какая форма оплаты принята в этом заведении. Как правило, это либо аренда, либо проценты.

Сумма аренды обычно фиксированная, и нужно сразу понять, устраивает она вас или нет. Вы, конечно, можете немного поторговаться, но вам вряд ли пойдут навстречу. Аренда часто зависит от дня недели: самые востребованные дни стоят дороже. Иногда аренда рассчитывается с учетом числа собранных людей: чем меньше аудитория, тем выше цена.

Обычно артисты получают 70 или 80 процентов от выручки. Здесь как раз можно выторговать более выгодные условия. Обговорите затратную базу, которая будет подлежать возмещению. Со стороны площадки это обычно звукорежиссер, гардеробщик, охрана, билетер. Попробуйте сократить список: например, скажите, что гардеробщик и охрана не относятся к вашему мероприятию, а должны в любом случае присутствовать на площадке. Также включите ваши расходы: дорогу, проживание, рекламу, иногда питание. Не забудьте зафиксировать ваши договоренности и хотя бы приблизительные суммы. Переписку с площадками и организаторами лучше вести по электронной почте.

Не занижайте суммы, потому что, если при итоговых расчетах выяснится, что они на порядок больше, возникнет неприятная ситуация. Сообщайте площадке о любых изменениях в смете и требуйте от них того же.

В случае с арендой рекомендуем подписать договор. Но постарайтесь обойтись без предоплат, так как площадка в незнакомом городе может закрыться, и тогда получить свои деньги назад будет очень тяжело. Если вы отправляете предоплату, удостоверьтесь, что отправляете ее человеку, который уполномочен ее получать.

Вам обязательно нужно удостовериться, что площадка покрывает потребность вашей группы в нужном оборудовании. Для этого запросите райдер площадки и отправьте свой. Если вам задают вопросы — это хорошо: значит, к проведению концерта люди относятся серьезно. Уточните, все ли требуемое оборудование есть на площадке, спросите, все ли понятно в предоставленном райдере. Поговорите со звукорежиссером клуба.

Если на площадке есть не все требуемое оборудование, вам, скорее всего, потребуется его добор у прокатной компании. Этим, как правило, занимается клуб. Согласуйте стоимость добора и не забудьте включить ее в затраты, если вы договорились на проценты. Если у вас аренда, вы можете попробовать снизить ее сумму на стоимость добора оборудования, клубы часто идут навстречу музыкантам.

После того как вы согласовали дату, оплату и райдер, вы можете анонсировать концерт и продавать билеты. Но переговоры на этом не завершаются. Следующий важный вопрос — тайминг. Вам нужно время на саундчек (у одного артиста он занимает три часа, другому хватит часа — эти условия должны быть прописаны в техническом райдере), а площадке — минимум час на запуск людей. Все арендуемое оборудование должно быть на площадке к началу саундчека. Также обговорите момент окончания мероприятия. Многие площадки после вечернего концерта проводят ночные мероприятия, поэтому желательно, чтобы к моменту его начала была освобождена гримерка, а ваши слушатели ушли домой.

И наконец, не упускайте из виду все, что связано с персоналом: есть ли гардероб, кто будет стоять на входе, сколько требуется охранников, кто это оплачивает. От этого напрямую зависит удовольствие публики от посещения мероприятия.