Как продумать логистику

Прежде чем приступать к переговорам с площадками, нужно понять, куда именно вы едете, составить список нужных городов и определить оптимальный маршрут.

К организации тура мы советуем приступать как минимум за четыре месяца до поездки. Например, если вы планируете выехать в сентябре, то составить маршрут и начать переговоры нужно в мае, анонсировать тур в июне и за три месяца провести рекламную кампанию.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ НА САМОЛЁТЕ: ПЛЮСЫ И МИНУСЫ 

Именно самолёт позволяет наиболее быстро и с комфортом преодолевать большие расстояния, но может оказаться слишком дорогим. У музыкантов в туре обычно много багажа, за который нужно платить отдельно. Ценное и хрупкое оборудование лучше не сдавать в багаж, а брать в салон — за дополнительную плату. 

При этом багаж может быть утерян сотрудниками аэропорта или по ошибке отправлен в другой город. Если музыкант накануне или в день концерта оказался в чужом городе без багажа или без части оборудования, это ставит под угрозу выступление и оборачивается головной болью для менеджера артиста: вместо решения рабочих вопросов по туру он должен потратить много времени и сил на общение с представителями авиакомпании, составление письменных претензий, походы на почту.

Кроме того, рейсы могут задерживать, переносить или и вовсе отменять из-за неожиданных ограничений воздушного пространства. 

Летать между каждой парой городов группой из пяти человек невыгодно, если вы, конечно, не собираете стадионы. Самолёт стоит рассматривать скорее как вспомогательный вид транспорта, который позволяет перемещаться между удалёнными точками тура.

Чтобы снизить количество перелётов, мы рекомендуем составлять круговые маршруты. Так, условно, вы начнёте тур в своём родном Екатеринбурге, поедете в сторону Москвы, а вернётесь со стороны Сибири. Пример: Екатеринбург — Пермь — Киров — Нижний Новгород — Санкт-Петербург — Москва — Воронеж — Ростов-на-Дону —  Краснодар — Волгоград — Саратов — Самара — Уфа — Челябинск —  Омск — Барнаул — Томск — Красноярск — Новосибирск — Тюмень — Екатеринбург.

Если вы планируете двигаться в одном направлении, рекомендуем выставлять города в шахматном порядке, чтобы вернуться обратно через пропущенные города. Например: Екатеринбург — (пропускаем Омск) — Новосибирск — (пропускаем Томск и Барнаул) — Красноярск — Томск — Барнаул — Омск — Тюмень — Екатеринбург. Немного увеличатся перегоны между городами, но зато вам не придётся лететь из Красноярска домой в Екатеринбург группой из пяти человек с четырьмя местами багажа.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ НА ПОЕЗДЕ: ПЛЮСЫ И МИНУСЫ 

Поезд — очень комфортный способ передвижения. Он позволяет провезти с собой много багажа, а также поспать в горизонтальном положении. Дополнительные места для багажа можно купить как в купе, так и в плацкарте, оформляются они как обычные билеты с местом.

Ещё один плюс поездов — их пунктуальность: они редко задерживаются и опаздывают, так что из-за них ваш тайминг вряд ли пострадает.

Поезда стоит в первую очередь рассмотреть группам с небольшим составом — до трёх-четырех человек. Если в тур едет больше людей, этот способ перемещения становится уже достаточно дорогим. 

Главный минус поездов — расписание: между крупными городами с этим нет никаких проблем, но в некоторых направлениях поезда могут ходить только в неудобное для вас время — это дополнительные свободные дни, а значит, и расходы. Между некоторыми городами, даже расположенными недалеко друг от друга, поезда могут ходить не каждый день или не ходить вовсе. Эти моменты достаточно сложно учесть заранее, поскольку точное расписание появляется только за три месяца. 

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ НА АВТОБУСАХ И ПОПУТКАХ: ПЛЮСЫ И МИНУСЫ  

Автобусы — более дешёвый, но гораздо менее комфортный способ передвижения, чем поезд. Существенный минус — непредсказуемость трафика: на дорогах России вполне можно встать в многочасовую пробку и опоздать на концерт.

Хорошо, если билет на автобус можно купить заранее через интернет. Но бывают случаи, когда билет можно приобрести только на автовокзале в день поездки. Это лишний стресс: всегда есть вероятность внезапной отмены рейса. Иногда встречаются частные регулярные перевозки — ими можно пользоваться, если других вариантов добраться в нужное время в нужный город нет.

BlaBlaCar рассматривайте в последнюю очередь: водитель может опоздать на несколько часов или отменить поездку. Планировать что-то в таком случае очень сложно. Кроме того, такой способ передвижения может быть небезопасным. 

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ НА МИНИВЭНЕ: ПЛЮСЫ И МИНУСЫ 

Группам с большим количеством участников можно на весь тур арендовать минивэн или даже автобус с водителем. Зачастую это дешевле, чем перемещаться на поездах. Более того, вы существенно сэкономите на передвижениях на такси по городу. 

Впрочем, вэн может встать в пробку или вообще попасть в аварию, что поставит под угрозу весь дальнейший тур.

Существует довольно большое количество схем, по которым можно поехать в тур на вэне. Некоторые покупают собственный транспорт, на котором можно будет ездить в следующие туры (или продать). У кого-то есть свой водитель. Но мы рассмотрим ситуацию, когда нет ни вэна, ни водителя и нужно арендовать и то, и другое.

Самый распространённый вариант аренды вэна — по дням. Средняя стоимость комфортного авто — 8–15 тысяч рублей за сутки без учёта бензина и без водителя. Его может предоставить транспортная компания или вы можете найти его на «Профи» или на «Авито». За руль можно садиться и самим, но тогда права должны быть у нескольких участников группы, чтобы меняться и не уставать от дороги. 

В автобусе вообще с трудом получится отдохнуть. В каждом городе придётся искать жильё как минимум для того, чтобы выспался водитель.